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Wie Sie Aufgaben delegieren - und Ihre Mitarbeiter richtig darauf vorbereiten

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Urheber: contrastwerkstatt | Fotolia

Von Astrid Engel,

Die richtigen Aufgaben richtig an Ihre Mitarbeiter zu delegieren ist eine Eigenschaft, die Sie als Chef beherrschen sollten. Sie sind schließlich darauf angewiesen, dass die Arbeit erledigt wird und können nicht sämtliche Aufgaben selbst erledigen.

Die richtigen Aufgaben richtig an Ihre Mitarbeiter zu delegieren ist eine Eigenschaft, die Sie als Chef beherrschen sollten. Sie sind schließlich darauf angewiesen, dass die Arbeit erledigt wird und können nicht sämtliche Aufgaben selbst erledigen.

Viele Chefs hegen dennoch Gedanken wie "Wenn ich das selbst mache, weiß ich wenigstens, dass es richtig gemacht wird" und trauen ihren Mitarbeitern zu wenig zu. Sparen Sie Zeit und geben Sie Ihren Mitarbeitern Aufgaben. Welche Aufgaben Sie delegieren können, müssen Sie im Einzelfall und je nach Situation entscheiden. Die folgenden Hinweise dienen aber als wertvolle Orientierungshilfe.

1) Grundsätzlich sollten Sie die folgenden Aufgaben delegieren:

  • Routineaufgaben
  • einmalige einfache Aufgaben, also Aufgaben, die problemlos nach Anleitung durch einen Mitarbeiter erledigt werden können und bei denen kein großer Abstimmungsprozess erforderlich ist
  • Tätigkeiten, die besser durch eine Spezialisten erledigt werden
  • Aufgaben, von denen Sie wissen, dass Sie sie nicht optimal erledigen können

Tipp: Ungeliebte Aufgaben gibt es in jedem Beruf. Verkaufen Sie Ihren Mitarbeitern diese Aufgaben, indem Sie ihnen die Notwendigkeit der Erledigung erklären. Und: Delegieren Sie ungeliebte Aufgaben nicht immer an dieselben Personen. Es besteht die Gefahr, dass sonst die geforderten Mitarbeiter demotiviert werden, weil sie frustriert sind.

Nicht delegieren sollten Sie Führungsaufgaben und vertrauliche Angelegenheiten.

2) Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern

Wenn Sie Aufgaben delegieren, geben Sie immer auch Kontrolle ab. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber Ihr Vertrauen zum Ausdruck bringen, machen Sie es ihnen leichter, die entsprechende Verantwortung zu übernehmen und eigenverantwortlich zu handeln. Umgekehrt werden Ihre Mitarbeiter spüren, wenn Sie ihnen nicht zutrauen, dass sie die Aufgabe eigenverantwortlich erledigen. Das kann zur Folge haben, dass sie weniger motiviert sind und weniger engagiert arbeiten.

Tipp: Geben Sie nicht immer ganz genau vor, wie die Mitarbeiter eine Aufgabe erfüllen sollen.

3) Sorgen Sie stets für Transparenz, wenn Sie Aufgaben delegieren

Formulieren Sie die Aufgabe und das Ziel klar. Stellen Sie durch Rückfragen sicher, dass Ihr Mitarbeiter Sie verstanden hat. Sorgen Sie außerdem dafür, dass der ausgewählte Mitarbeiter alle für die Erledigung der Aufgabe notwendigen Informationen und Mittel erhält. Geben Sie ihm zum Beispiel auch Hintergrundinformationen, die für die Erzielung optimaler Ergebnisse notwendig sind.

4) Vereinbaren Sie Termine

Vereinbaren Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter einen Termin, bis wann er die Aufgabe erledigt haben muss.

5) Geben Sie Feedback

Da Sie als Führungskraft für die Ergebnisse Ihrer Mitarbeiter voll verantwortlich sind, müssen Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter letztlich auch kontrollieren. Hier kommt es allerdings entscheidend auf die Art und Weise an, wie Sie kontrollieren. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter deshalb regelmäßig nach dem Stand der Dinge und bestärken Sie Ihre Mitarbeiter in dem, was sie tun.

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