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Erfahren Sie hier, wie Sie Mitarbeitergespräche als Führungsinstrument sinnvoll und effizient einsetzen und welche klaren Gesprächsstrukturen bei...

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Feedbackgespräch - Wie Sie dieses wichtige Führungsinstrument richtig einsetzen

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Führung
Urheber: BillionPhotos.com | Fotolia

Von Yannick Esters,

Es ist eines Ihrer wichtigsten Führungsinstrumente: Ein professionelles Feedbackgespräch kann motivieren, eine Kurskorrektur bewirken oder Konfliktsituationen vorbeugen. Dennoch empfinden viele Führungskräfte Feedbackgespräche als notwendiges Übel und verschenken damit eine der wirkungsvollsten Möglichkeiten, ihre Führungsqualität zu verbessern.

Dabei stärkt der regelmäßige Austausch nicht nur die Bindung des Mitarbeiters an Ihr Unternehmen. Für eine realistische Einschätzung der Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeiter sind Feedbackgespräche unabdingbar. Mit welchen simplen Methoden Ihre Feedbackgespräche wirklich Wirkung zeigen, lesen Sie im Beitrag.

 

Nachhaltig erfolgreiche Feedbackgespräch - richtig strukturieren, kritisieren, motivieren

Gekonnt angewandt, stellen sie eines der wichtigsten und effektivsten Führungsinstrumente dar. Falsch eingesetzt, können sie hingegen demotivieren und Vertrauensverluste bewirken: Feedbackgespräche. Um die gewünschte Wirkung bei Ihren Mitarbeitern zu erzielen, sollten Sie unser „1 x 1 erfolgreicher Feedbackgespräche“ beachten.

 

1. Vorbereitung

Damit Sie mit Ihrem Feedback den gewünschten Effekt bewirken können, sollten vor allem 3 Grundvoraussetzungen erfüllt sein:

  • Sie als Feedbackgeber sind sich der Wirkung Ihrer Worte bewusst und können in der Situation einschätzen, was das Feedback in Ihrem Mitarbeiter auslöst.
  • Sie kennen den Unterschied zwischen einem Feedback- und einem Kritikgespräch und vermischen diese Führungsinstrumente nicht.
  • Zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter besteht ein professionelles Vertrauensverhältnis.

Damit Sie das Feedbackgespräch gezielt einsetzen können, sollte Ihr Mitarbeiter wissen, welchen Zweck Sie mit diesem Führungsinstrument verfolgen. Dafür ist es wichtig, Feedback- und Kritikgespräche sauber voneinander zu trennen: Sind die Grundvoraussetzungen gegeben, können Sie das Feedbackgespräch vorbereiten.

Dafür sollten Sie sich zunächst verdeutlichen, welche Erwartungen Sie an das Ergebnis des Gesprächs haben. Diese können unterschiedlich ausfallen:

  • Motivation: Gemeinsam erarbeitete Zielvereinbarungen motivieren den Mitarbeiter zur Erfüllung einer neuen Aufgabe.
  • Entwicklung: Lob und konstruktive Kritik sorgen für Leistungssteigerung beim Mitarbeiter.
  • Vertrauensbeziehung stärken: Der Abgleich von Erwartungen sorgt für ein besseres Verständnis auf beiden Seiten.

Dosieren Sie Lob und Kritik bewusst


Ausgehend von Ihren Erwartungen an das Ergebnis des Gesprächs, können Sie sich stichpunktartig alle Themen notieren, die Sie ansprechen wollen. Sollten Sie auch negative Kritik äußern wollen, überlegen Sie sich vorher, wie Sie diese transportieren.

Formulieren Sie wertfrei

Achten Sie hierbei auf eine sachliche, wertungsfreie und konstruktive Wortwahl. So vermitteln Sie Ihrem Mitarbeiter, dass Ihre Kritik ausschließlich der Verbesserung seiner Arbeitsweise und damit seiner persönlichen Entwicklung gilt. 

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2. Kommunikation

Häufig haben Vorgesetzte und Mitarbeiter eine unterschiedliche Wahrnehmung der vermittelten Botschaften.

Um diese Sender-Empfänger-Lücke zu schließen, ist eine vertrauensvolle, offene Gesprächsatmosphäre unabdingbar.

Benennen Sie das Ziel des Gesprächs


Vermitteln Sie Ihrem Mitarbeiter deshalb, dass das Gespräch der fachlichen Entwicklung dient: „Frau Schmidt, ich habe Sie um diesen Termin gebeten, weil ich gerne von Ihnen wüsste, wie Sie Ihre Leistungen einschätzen. Heute wird nicht gewertet – es geht mir um einen sachlichen und entwicklungsorientierten Austausch mit dem Ziel, Ihre Arbeitssituation zu verbessern und die volle Leistung aus Ihnen zu entfalten.“

Sowohl positive als auch negative Kritik sollte im Feedbackgespräch bewusst dosiert werden. Notieren Sie sich im Vorfeld, in welchem Zusammenhang Sie Lob und Kritik aussprechen können. Der Vorteil: So können Sie erreichen, dass Sie in einem ausgeglichenen Verhältnis loben und kritisieren.

Tipp: Heben Sie sich als letzten Punkt ein Lob auf, um ein motivierendes und positives Gesprächsende zu bewirken.

Achten Sie auf die Körpersprache

Grundsätzlich gilt es, darauf zu achten, wie Ihr Mitarbeiter Ihre Worte aufnimmt. Versuchen Sie, persönliche Sympathien bzw. Antipathien außen vor zu lassen, und gehen Sie bewusst auf die Reaktionen Ihres Gesprächspartners ein – z. B. wenn Sie merken, dass Ihr Mitarbeiter auf den Boden guckt, die Arme verschränkt und damit eine Schutzhaltung einnimmt.

 

3. Durchführung

Haben Sie die vorherigen Schritte beherzigt, kann das Gespräch stattfinden: Ihr Mitarbeiter weiß, was auf ihn zukommt, und es findet ein offener Austausch auf professioneller Ebene statt. Anhand der Themen, die Sie besprechen wollen, arbeiten Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter zum Ziel,das Sie sich für das Gespräch vorstellen. Achten Sie dabei darauf, sich nicht zu sehr in Details zu verlieren. Dies können Sie vermeiden, indem Sie Erwartungen an das Gespräch direkt zu Beginn offen kommunizieren – ebenso wie Ihr Mitarbeiter.

Steuern Sie das Gespräch in die gewünschte Richtung

So können Sie im Notfall wieder für den richtigen Fokus sorgen: „Das Thema ist spannend, aber an dieser Stelle zu umfangreich und gleichzeitig zu wenig zielführend. Lassen Sie uns doch jetzt an Punkt XY anknüpfen und das Thema Z in einen separaten Termin verschieben.“

Ein hilfreicher Tipp für Menschen, die sich leicht in Themen verlieren, ist ein Zeitplan, in dem Sie einzelnen Punkten gewisse Zeitspannen zuordnen.

So erhalten Sie einerseits noch mehr Struktur und andererseits einen Richtwert, der Ihnen dabei hilft, die zeitliche Orientierung zu behalten.

Zum Ende des Gesprächs, das von einem positiven Ausblick in die Zukunft geprägt sein sollte, vereinbaren Sie mit Ihrem Mitarbeiter direkt den nächsten Feedbacktermin.

 

4. Nachbereitung

Wie so häufig ist auch noch kein Meister des Feedbackgesprächs vom Himmel gefallen. Deshalb sollten Mitarbeitergespräche unbedingt nachbereitet werden. Schließlich können Sie nur an Fehlern wachsen, deren Sie sich bewusst sind – alle anderen Fehler machen Sie im nächsten Gespräch erneut.

Um Ihre eigenen Fähigkeiten zu verbessern, sollten Sie im Anschluss an das Gespräch ein kurzes Resümee ziehen:

  • War der Gesprächsverlauf erfolgreich? Wenn nicht: Gab es dafür einen konkreten oder viele diffuse Gründe?
  • Sind Fragen offengeblieben, oder habe ich alle Themen angesprochen, die ich ansprechen wollte?
  • Konnte ich sensible Themen erfolgreich vermitteln und ggf. die Emotionen des Mitarbeiters richtig einschätzen?
  • Was sollte ich beim nächsten Gespräch besser machen?
  • Was sollte ich für zukünftige Gespräche beibehalten?

Notieren Sie sich die Antworten auf diese Fragen und beobachten Sie im Laufe der Zeit, ob die Antworten immer dieselben sind oder ob sich Ihre Gespräche verbessern / verschlechtern.

 

Fazit: Entwickeln Sie ein Gefühl für Feedback Das optimale Standard-Feedbackgespräch gibt es nicht. Versteifen Sie sich deshalb nicht zu sehr auf einen konkreten Verlauf, sondern entwickeln Sie ein Gefühl für die verschiedenen Mitarbeitertypen. Wer nimmt sich Kritik besonders zu Herzen, wer wünscht sich den regelmäßigen Austausch besonders? Diese Flexibilität, gepaart mit einer strukturierten Vorbereitung und Durchführung, macht ein erfolgreiches Feedbackgespräch aus. Für eine Vorlage zur Auswertung von Feedbackgesprächen senden Sie uns einfach eine Mail an redaktion@simp-lifybusiness.de — Betreff: „Auswertung Feedback“.

 

Checkliste: Richtiger Umgang mit Feedback

Diese Hinweise helfen Ihnen dabei, Feedbackgespräche als wirkungsvolles Führungsinstrument einzusetzen.

  • Ich nutze Feedbackgespräche ausschließlich, um die Leistung meiner Mitarbeiter zu evaluieren.
  • Das übergeordnete Ziel meiner Feedbackgespräche ist die Entwicklung und Motivation meiner Mitarbeiter.
  • Ich achte bei der Terminsetzung darauf, dass meine Mitarbeiter das Gespräch sinnvoll verarbeiten können. Termine fallen beispielsweise nicht direkt vor wichtige Verkaufsgespräche.
  • Mein Feedback ist objektiv, sachlich und stützt sich nicht auf Vermutungen.
  • Ich achte darauf, dass sich Lob und Kritik ausgleichen und in Maßen halten.
  • Ich räume meinen Mitarbeitern genügend Zeit ein, um Besprochenes in der Praxis umsetzen zu können.
  • Ich achte darauf, schwierige Themen deutlich, aber mit dem nötigen Einfühlungsvermögen anzusprechen.
  • Während des Gesprächs vermeide ich Emotionen und pflege einen angemessenen und höflichen Umgangston.
  • Damit meine Mitarbeiter mein Feedback gut nachvollziehen können, gebe ich
es ihnen schnellstmöglich, nachdem ich erwähnenswerte Entwicklungen beobachtet habe.
  • Ich bringe meinem Mitarbeiter während des Gesprächs echtes Interesse entgegen indem ich ihn aussprechen lasse und genauer nachfrage.
  • Ich achte nicht nur darauf, was — sondern vor allem wie ich Botschaften übermittle: deshalb halte ich Augenkontakt und achte auf eine offene Körperhaltung.
  • Am Ende des Gesprächs bringe ich immer einen positiven Punkt an, um meinen Mitarbeiter zu motivieren.
  • Ich vereinbare mit meinem Mitarbeiter konkrete Ziele, die auch ich bis zum nächsten Gespräch verfolge.
  • Damit Feedbackgespräche in regelmäßigen Abständen stattfinden können, plane ich sie rechtzeitig im Voraus. 

 

Erfolgreiche Mitarbeiterführung

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