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Meetings effizienter gestalten: Mit diesen Regeln arbeitet Google, der erfolgreichste Internet-Konzern der Welt

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Urheber: kasto | Fotolia

Von Gerhard Schneider,

Wenn es Ihnen so geht wie den meisten Menschen in Ihrer Position, dann nennen Sie jetzt ganz sicher die zahlreichen Meetings und Besprechungen, die in vielen Unternehmen Stunde um Stunde an wertvoller Arbeitszeit fressen – und das immer wieder auch noch mit unbefriedigenden Ergebnissen. Wenn Sie hier etwas tun wollen: Schauen Sie sich an, wie die erfolgreichsten Unternehmen der Welt ihre Meetings organisieren – werfen Sie hier einen Blick auf die Regeln, die der Internetkonzern Google für Besprechungen aufgestellt hat.

Google ist der wohl mächtigste Internetkonzern. Mit Apple konkurriert das Unternehmen um den Titel des wertvollsten Unternehmens der Welt. Junge Menschen drängeln sich darum, einen Arbeitsplatz bei Google zu ergattern. Was macht dieses Unternehmen anders? Wie organisiert es seinen Arbeitsalltag?

Welche Regeln bei Google für Meetings gelten, damit sie effizient und ohne Zeitverschwendung zu Ergebnissen führen

Regel 1: Jedes Meeting hat einen „Besitzer“. Er ist für Einladung, Teilnehmer, Tagesordnung, Ablauf und Festhalten der Ergebnisse verantwortlich.

Regel 2: Beobachter sind überflüssig! Zu Meetings werden nur Mitarbeiter eingeladen, die etwas zum Thema beitragen können. Wer nur beobachten kann, nimmt gar nicht erst teil.

Regel 3: Teilnehmerzahl ist begrenzt! Die Zahl der Teilnehmer sollte in der Regel bei maximal acht liegen, nur in Ausnahmefällen bei zehn. Sonst ist die Gefahr groß, dass nicht alle Teilnehmer zu Wort kommen.

Regel 4: Kein Prestige! In vielen Organisationen ist die Teilnahme an bestimmten Meetings mit Prestige verbunden. Wer am Montagsmeeting teilnehmen darf, hat es im Unternehmen geschafft … Bei Google dürfen Meetings nicht mit Prestige oder Position im Unternehmen assoziiert sein.

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Regel 5: Absage erbeten! Wenn ein möglicher Teilnehmer eingeladen wurde, dieser aber vermutet, dass er keinen nutzenbringenden Beitrag leisten kann, ist er angehalten, 24 Stunden vor dem geplanten Termin -abzusagen.

Regel 6: Technik ist überflüssig! Moderne Technik ist kein Selbstzweck. Smartphone, Laptop oder Beamer werden bei Google-Meetings nur dann eingesetzt, wenn der Inhalt des Meetings es erforderlich macht. •

Regel 7: Wer abgelenkt ist, kann gehen! Wenn ein Teilnehmer während des Meetings andere Arbeiten erledigt oder sich mit etwas anderem beschäftigt, zeigt er, dass seine Teilnahme überflüssig ist. Er kann gehen oder wird beim nächsten Mal nicht mehr eingeladen.

Regel 8: Meetings können abgeschafft werden! Viele regelmäßige Meeting-Termine werde aus einem bestimmten Anlass geschaffen, bleiben dann aber aus Gewohnheit für immer auf dem Kalender. Anders bei Google: Meetings werden sofort abgeschafft, sobald deren ursprünglicher Zweck erfüllt oder nicht relevant ist.

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