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Mitarbeiterführung: Wie Sie in 4 Wochen Ihr Zeitmanagement optimieren

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Arbeitsrecht Mitarbeiterfuehrung

Von Günter Stein,

Jedes Zeitmanagement muss in gewissen Abständen einem Tuning unterworfen werden. Haben Sie das Gefühl, dass Sie Ihre Arbeitszeit effizient nutzen?

Oder befinden Sie sich in guter Gesellschaft mit vielen Führungskräften, die ständig unter Druck stehen und für die Zeitnot schon zum Dauerzustand geworden ist? Befinden auch Sie sich beruflich in einer permanenten Aufhol – jagd?

Mitarbeiterführung: Machen Sie den Zeitmanagement-Check

Jetzt ist die beste Zeit für unseren bewährten Zeitmanagement-Check: Machen Sie sich die Arbeit und notieren Sie in den nächsten 4 Wochen in Stichpunkten, welche Tätigkeiten Sie durchgeführt haben und wie viel Zeit Sie dafür gebraucht haben. Es genügt, wenn Sie Ihre Notizen jeden Tag in eine 2-spaltige Liste, die Sie mit dem Datum versehen, eintragen. In der ersten Spalte steht die Tätigkeit und daneben der Zeitbedarf. Notieren Sie in dieser Liste auch alle Unterbrechungen bzw. Störungen mit Zeitangabe. Nach 4 Wochen nehmen Sie sich eine ruhige Stunde am Abend und analysieren Sie Ihre Aufzeichnungen.

Mitarbeiterführung: Was kostet Sie die meiste Zeit?

Welche Aufgaben nehmen den Hauptteil Ihrer verfügbaren Zeit ein? Können Sie hier mehr delegieren, zusammenfassen oder straffen? Welche Unterbrechungen kosten Sie die meiste Zeit? Sind sie wirklich in diesem Ausmaß notwendig oder können Sie sie in Zukunft reduzieren oder ganz abschaffen? Sie werden sehen, allein das Notieren Ihres Zeitaufwands hilft Ihnen schon, Zeit einzusparen. Und natürlich kommen Sie auf diese Weise Ihren Zeitfressern am besten auf die Spur.

Mitarbeiterführung: Erstellen Sie Zeitpläne für den nächsten Tag

Beherzigen Sie außerdem diese 11 Tipps für Ihr Zeitmanagement:

  1. Halten Sie täglich ein bestimmtes Zeitkontingent für vorbereitende und planerische Arbeit frei.
  2. Nehmen Sie sich jeden Abend 10 Minuten Zeit und erstellen Sie einen Zeitplan für den kommenden Tag. Legen Sie realistische Erledigungstermine fest.
  3. Kalkulieren Sie täglich einen Zeitpuffer für unvorhergesehene Ereignisse ein.
  4. Erledigen Sie die dringlichsten Aufgaben immer zuerst. Machen Sie diesen Vorsatz zur Regel.
  5. Räumen Sie Ihren Kernaufgaben Vorrang ein und schieben Sie nebensächliche Dinge konsequent nach hinten.
  6. Delegieren Sie, wann immer es möglich ist. Geben Sie der Versuchung nicht nach, etwas selbst erledigen zu wollen, wenn die Aufgabe auch ein Mitarbeiter übernehmen könnte.
  7. Konzentrieren Sie sich immer voll auf die Aufgabe, die Sie gerade vor sich haben. Versuchen Sie eine Aufgabe zu Ende zu bringen, bevor Sie die nächste beginnen.
  8. Geben Sie Ihren Mitarbeitern klare, unmissverständliche Anweisungen. Denn sehr viel Zeit geht auch durch schlechte Kommunikation verloren.
  9. Sorgen Sie auch dafür, dass die Zielvorgaben, die Sie selbst erhalten, klar sind. So vermeiden Sie zeitintensive Nacharbeit.
  10. Halten Sie in Ihrem Büro konsequent Ordnung. Nehmen Sie sich die Zeit zur Ordnung, sonst verlieren Sie ein Vielfaches an Zeit mit Suchen. Das ist besonders ineffizient.
  11. Fällen Sie alltägliche Entscheidungen rasch und entschlossen. Verlieren Sie sich nicht in unnötigen Detailfragen. Nehmen Sie sich nur für weitreichende Entscheidungen angemessen viel Zeit, um genügend Informationen einzuholen.

 

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