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Teamsitzungen effizient gestalten: So gelingt es Ihnen

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Büro- Team bei einer Teambesprechung
© Rido - Fotolia.com

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Teamsitzungen sind nicht überall gleichermaßen beliebt. Manche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihrer Einrichtung fürchten sie eher und betrachten sie als reine Zeitverschwendung. Der Grund: Es wird so lange über Nebensächlichkeiten diskutiert, bis sich die Diskussion nur noch im Kreise dreht. Und am Ende stellen Sie fest, dass Ihnen die Zeit davongerannt ist und Sie wieder zu keinem Ergebnis gekommen sind. Teamsitzungen müssen jedoch nicht so ablaufen.

Teamsitzungen effizienter gestalten

1. Bereiten Sie Teamsitzungen gut vor

Klären Sie bereits im Vorfeld, welche Punkte

  • zu besprechen,
  • zu beschließen oder
  • zu veranlassen sind.

Verplanen Sie aber nicht jede Minute der Teamsitzung. Sorgen Sie stattdessen dafür, dass für die Mitarbeiter Ihrer Einrichtung immer auch noch Raum für einen Erfahrungsaustausch ist. So können Sie bspw. die Teamsitzung mit einem offenen Gespräch beginnen oder enden lassen. Dieses sollte aber zeitlich begrenzt sein.

2. Stellen Sie die Tagesordnungspunkte auf

Die Tagesordnungspunkte, kurz „TOP“, sollten nicht nur von Ihnen kommen, sondern vor allem von den Kolleginnen und Kollegen eingereicht werden. Stellen Sie dafür z. B. eine Sammelmappe im Teamzimmer oder Büro auf. Sie können auch eine Liste auslegen, in die jeder seine Vorschläge einträgt. Das ist auch online möglich. Prüfen Sie dann aber im Vorfeld bereits kritisch, ob wirklich jeder Punkt auf die Tagesordnung muss. Manchmal können Tagesordnungspunkte auch im Vorfeld bereits geklärt werden.

3. Setzen Sie einen festen Zeitrahmen

Verlängern Sie die Teamsitzung nur in Ausnahmefällen darüber hinaus, wenn z. B. ein Tagesordnungspunkt zu unerwarteten Schwierigkeiten führt, die aber sofort geklärt werden müssen. Länger als 90 Minuten sollte keine Teamsitzung dauern, da ansonsten die Konzentration und die Motivation der Beteiligten nachlassen.

4. Bestimmen Sie einen Gesprächsleiter

Das müssen nicht zwangläufig Sie als Leiter oder Leiterin Ihrer Einrichtung sein. Sie können die komplette Gesprächsführung oder einzelne Themen auch auf eine Kollegin oder einen Kollegen übertragen. Auch kann die Leitung der Teamsitzung nach dem Rotationsprinzip erfolgen.

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5. Bestimmen Sie einen Protokollführer

Der Protokollführer erstellt am Ende das Protokoll der Teamsitzung. Dieses muss nicht aufwändig gestaltet werden, sollte aber die Ergebnisse der Teamsitzung zusammenfassen. Außerdem muss nachvollziehbar sein, wer welche Aufgabe übernimmt. Damit der Aufwand auf für den Protokollführer im Rahmen bleibt, sollte er nach jedem Tagesordnungspunkt in die Runde fragen, ob und wie das Ergebnis in das Protokoll aufgenommen werden soll.

6. Vereinbaren Sie verbindliche Regeln für den Austausch untereinander

(z. B.: „Jeder hat maximal 3 Minuten Redezeit, um sein Anliegen darzulegen.“): Sollte es zu hitzigen Diskussionen kommen, hat die Gesprächsleitung dann die Möglichkeit, auf diese untereinander vereinbarten Regeln hinzuweisen und die Teamsitzung entsprechend zu lenken.

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