Gehören auf eine Rechnung Anrede und Grußformel?
Frage: Muss ich meine Rechnungen mit Anrede und Grußformel versehen? Und – muss ich die Rechnung unterschreiben?
Antwort: Rein rechtlich gesehen nicht. Auch eine Unterschrift ist nicht gefordert (außer etwa bei Rechtsanwälten oder Steuerberatern). Zur Kundenbindung kann es aber durchaus sinnvoll sein, auch Rechnungen mit Anrede und Grußformel zu versehen.
Wann Anrede und Grußformel in der Rechnung sinnvoll sind
In folgenden Fällen empfehlen wir Ihnen, die Rechnung wie einen normalen Brief zu gestalten:
- Wenn Sie zum Auftraggeber eine persönliche Beziehung haben und Ihre Rechnung direkt bei ihm landet und nicht anonym in einer Buchhaltung.
- Wenn Sie keine standardisierten Produkte geliefert haben, sondern individuell zugeschnittene Dienstleistungen.
- Wenn Sie Produkte an Privatkunden geliefert haben und gern einen positiven, persönlichen Eindruck von Ihrem Unternehmen vermitteln möchten.
In diesen Fällen sollten Sie Ihre Rechnung allerdings nicht allein mit Anrede und Grußformel versehen, sondern ein paar freundliche Sätze dazuschreiben und von Hand unterschreiben.
Textbausteine für Einleitung und Grußformel in Rechnungen
Sehr geehrte Frau Wolters,
Einleitung:
- wir waren gern für Sie tätig und haben Ihren Auftrag pünktlich abgeschlossen.
- Ihren neuen Wohnzimmerschrank haben wir gern geliefert.
- danke für den Auftrag, Ihre Homepage zu gestalten! Wie vereinbart stellen wir Ihnen dafür folgenden Betrag in Rechnung:
Eigentlicher Rechnungstext:
(Auflistung der Leistungen oder Produkte, Anzahl, Preise, Mehrwertsteuer, Gesamtsumme)
Zahlungsaufforderung:
- Bitte überweisen Sie diesen Betrag bis zum … ohne Abzüge auf unser Konto.
Schluss:
- Wir freuen uns, wenn wir bald wieder für Sie tätig werden dürfen.
- Falls Sie noch einen Wunsch haben, melden Sie sich bei uns. Wir freuen uns auf Ihren nächsten Auftrag!
Praxis-Tipp: Setzen Sie Ihre Unterschrift nicht leichtfertig unter eine Rechnung. Sonst könnte ein gerissener Kunde einfach einen Stempel über Ihre Unterschrift setzen: “Betrag in bar dankend erhalten!” Wenn der Kunde unverschämt bei seiner Behauptung bleibt, er habe die Rechnung bezahlt, steht Aussage gegen Aussage. Immerhin hält der Kunde eine “Quittung” mit Ihrer originalen Unterschrift in der Hand.
