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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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So bauen Sie Ihr Schreiben an eine Behörde richtig auf (Teil 1)

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Von Astrid Engel,

Jedes Schreiben, das Sie als Antrag oder Antwort an eine Behörde richten, sollte eine bestimmte äußere Form haben. Dann irrt es nicht durch die Verwaltungsinstanzen, sondern kommt schnell bei der Person an, die zuständig und befugt ist, in Ihrer Sache zu entscheiden. Beachten Sie deshalb vor allem die folgenden 5 Punkte:

1. An die richtige Behörde schreiben

Wenn Sie auf das Schreiben von einer Behörde antworten, ist das einfach. Richten Sie Ihren Brief an den Absender. Ist der Sachbearbeiter angegeben, schreiben Sie direkt an ihn. Wissen Sie nicht, welche Behörde zuständig ist, kann Ihnen die Zentrale Ihrer Stadtverwaltung das zuständige Amt nennen. Rufen Sie dann dort an, schildern Sie Ihr Anliegen, und bitten Sie um den Namen desjenigen, der dafür zuständig ist. An diese Person richten Sie Ihr Schreiben. Auch im Internet finden Sie auf der Seite Ihrer Stadt (z.B. unter www.koeln.de) oft Hinweise auf Behörden.

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2. Eindeutigen Bezug in jedem Schreiben an eine Behörde

Der Bearbeiter soll sofort erkennen können, um welche Angelegenheit es sich handelt. Schildern Sie den Inhalt Ihres Schreibens deshalb so genau und eindeutig wie möglich (nicht "Antrag", sondern "Antrag auf Fristverlängerung zur Abgabe meiner Steuererklärungen 2007"). Bei einer Antwort ergänzen Sie zudem das Aktenzeichen, das Sie dem vorausgegangenen Schriftstück der Behörde entnehmen, und - wenn Sie ans Finanzamt schreiben - Ihre Steuernummer.

3. Schreiben Sie deutlich, was Sie wollen

Nach der Anrede bringen Sie ohne Umschweife zum Ausdruck, worum es Ihnen geht. Was wollen Sie mit Ihrem Schreiben an eine Behörde erreichen oder wogegen wollen Sie sich wehren? Dabei kommt es nicht darauf an, dass Sie die richtigen amtlichen Bezeichnungen wählen. Die Behörde muss Ihren Antrag auch dann bearbeiten, wenn Sie gesetzliche Begriffe verwechseln, nicht kennen oder sich einfach "unjuristisch" ausdrücken (wenn Sie statt "Ich lege Widerspruch ein" schreiben: "Ich bin nicht einverstanden damit, dass ..."). Ist Ihr Schreiben für die Behörde nicht eindeutig, muss sie ihre Zweifel aufklären und bei Ihnen nachfragen.
Im Teil 2 geht es weiter: Sie lesen, wie Sie Ihr Schreiben an eine Behörde so begründen, dass Sie das Beste für sich und Ihr Unternehmen herausholen.

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