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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Welche Angaben gehören in eine korrekte E-Mail-Signatur?

 

Von Astrid Engel,

Mit einer vollständigen E-Mail-Signatur erleichtern Sie Ihrem E-Mail-Empfänger, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen, ohne weitere Fragen zu stellen. Eine gelungene E-Mail-Signatur beinhaltet alle wichtigen geschäftlichen Daten wie:
- Vor- und Zuname des Versenders
- Funktion
- Adresse
- Telefonnummer
- Telefaxnummer
- Webseite des Unternehmens
- E-Mail-Adresse
- Pflichtangaben wie HRB-Nummer, zuständiges Registergericht, Rechtsform und Sitz des Unternehmens, Name des Geschäftsführers/Aufsichtsratsvorsitzenden
Beachten Sie: Die Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur unterscheiden sich, je nachdem, welche Unternehmensform Sie haben.
Alternativ können Sie automatisch an Ihre E-Mails Ihre Visitenkarte mit diesen wichtigen Informationen anhängen. Achten Sie bitte darauf, dass Sie nur Visitenkarten verschicken, die vollständig ausgefüllt sind. Eine Visitenkarte, die nur Ihren Namen enthält, ist unnütz.
Beispiel: Hier sehen Sie eine komplette E-Mail-Signatur einer GmbH & Co. KG mit allen wichtigen und erforderlichen Informationen:
Weilfinger GmbH & Co. KG
Udener Straße 78 – 82
55654 Köln
Telefon: 0221 4567-12
Telefax: 0221 4567-13
E-Mail: info@weilfinger.com
Internet: www.weilfinger.com
Sitz: Köln
Handelsregister beim Amtsgericht: Köln
Handelsregister-Nummer: HRA 1234
Persönlich haftende Gesellschafterin: Weilfinger Verwaltungs-GmbH - Sitz: Köln
Handelsregister beim Amtsgericht: Köln – Handelsregister-Nummer: HRB 1234
Geschäftsführer: Dr. Roland Zeiger

Telefonnummern in E-Mail-Signaturen

In vielen E-Mail-Signaturen finden sich merkwürdige Schreibweisen für Telefonnummern, zum Beispiel:
+49 (0) 7223 – 396 397
So sollten Sie Telefonnummern nicht schreiben.
Diese Schreibweise für Telefonnummern existiert nach DIN 5008 überhaupt nicht. Und: Was will man uns damit sagen?
Wenn Sie eine E-Mail an einen deutschen Empfänger verschicken, dann müsste die Telefonnummer so aussehen:
07223 396-397
Die korrekte nationale Schreibweise für eine Telefonnummer
Wenn Sie eine E-Mail an einen ausländischen Geschäftspartner verschicken, dann müsste die Schreibweise für die Telefonnummer so aussehen:
+49 7223 396-397
Die korrekte internationale Schreibweise für eine Telefonnummer
Die Variante mit der Null in Klammern soll wohl für deutsche wie für ausländische Empfänger gelten. Damit verwirren Sie Ihren ausländischen Kunden. Woher soll er wissen, ob er die Null nun wählen soll oder nicht und wann?

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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