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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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7 Tipps, wie Sie Ihre Briefe verbessern

 

Von Karin Intveen,

Jeden Tag werden Briefe versendet, die das Tageslicht lieber scheuen sollten. Und ich meine jetzt nicht den kleinen Gruß vom Enkel an die Oma. Ich meine Geschäftsbriefe, die vor Fehlern wimmeln, sich das Vorhandensein einer DIN 5008 nicht anmerken lassen und sprachlich von Stilblüten und Floskeln nur so wimmeln.

Ich kann dazu nur sagen: Schade, schade, schade. Denn der Absender schießt sich damit selbst in die Knie. Wer heute bereits in der Korrespondenz seine Professionalität zeigen möchte, kann sich Flüchtigkeitsfehler & Co. einfach nicht leisten. Und dabei ist das alles ja kein Hexenwerk. Aber sehen Sie doch selbst ...

So prüfen Sie Ihre Briefe auf Inhalt, Stil und Rechtschreibung

Gerade in Zeiten schneller E-Mails ist der klassische Geschäftsbrief die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Kein Brief sollte ungeprüft das Haus verlassen. Geben Sie Ihre eigenen Briefe einer Kollegin zur Korrektur. Vier Augen sehen mehr als zwei.

Nutzen Sie Word-Vorlagen

Heike hat es eilig. Ein Infobrief muss unbedingt noch heute zur Post. Schnell wandelt sie ein bestehendes Schreiben ab. Als der Brief bereits verschickt ist, bemerkt sie plötzlich, dass sie vergessen hat, den Namen in der Anrede zu ändern. 

Wie umgehen Sie solche Fallen?

Indem Sie Word-Dokumentvorlagen anlegen. Nutzen Sie diese konsequent, auch wenn es umständlich erscheint. Um eine Dokumentvorlage anzulegen, schreiben Sie zunächst einen ganz normalen Brief in Word. Lassen Sie die Felder für die Adresse frei. Bei der Anrede schreiben Sie nur „Sehr geehrte“. Sie zwingen sich damit, alle wichtigen Daten neu einzusetzen, und schaffen Flüchtigkeitsfehler ab. Klicken Sie beim Speichern bei Dateityp auf Dokumentvorlage und benennen Sie das Dokument nach Wunsch, etwa „Infobrief“. Word speichert es dann im Vorlagenordner. Wenn Sie jetzt einen Infobrief erstellen, gehen Sie im Menü DATEI auf NEU. Wenn Sie auf die Vorlage INFOBRIEF klicken, öffnet sich eine Kopie der Vorlage (DOKUMENT1). Hier setzen Sie Adresse, Anrede und weitere Änderungen ein und speichern dann unter dem gewünschten Dateinamen. Word-Dokumentvorlagen können Sie praktischerweise nicht aus Versehen überschreiben. Ihr Chef diktiert noch altmodische Floskeln wie „In Erwartung einer baldigen positiven Rückantwort verbleiben wir ...“? Ersetzen Sie solche Stilblüten durch eine zeitgemäße Formulierung. Etwa so: „Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie einverstanden sind.“

7 Tipps, wie Sie Ihre Briefe verbessern

 

 

  1. Vermeiden Sie umständliche Substantive. Statt „Wir erteilen unser Einverständnis“ lieber „Wir sind einverstanden“.
  2. Formulieren Sie positiv: Meiden Sie „leider“, „nein“, „nicht“, „wir bedauern“ und Ähnliches.
  3. Trennen Sie lange Wörter. Anstatt „Abteilungsleiterjahreskonferenz“ schreiben Sie „Jährliche Konferenz der Abteilungsleiter“.
  4. Verwenden Sie keine Schachtelsätze. Jeder Satz hat nur einen Nebensatz.
  5. Verwenden Sie höchstens einen Konjunktiv pro Seite.
  6. Entfernen Sie Doppelaussagen, etwa „getroffene Vereinbarungen“.
  7. Erzielen Sie Aufmerksamkeit durch einen besonders kreativen Einstieg.
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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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