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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Damit Ihre Kunden schneller zahlen: Verwenden Sie modern formulierte Rechnungstext-Bausteine

 

Von Astrid Engel,

Rechnungen gehören sicher zu den wichtigsten Schriftstücken, die Sie in Ihrem Büro erstellen. Und zu denen, die von Ihren Kunden am aufmerksamsten gelesen werden. Umso sorgfältiger sollten Sie Ihre Rechnungstexte formulieren.„Hiermit erlauben wir uns, die unten aufgelisteten Leistungen wie folgt zu berechnen.“ Was für einen Eindruck machen Sie wohl mit einem so verstaubten Rechnungstext? Bürokratisch? Jedenfalls weder modern noch freundlich. So formulieren Sie besser und kommen sympathischer rüber:

Rechnungen gehören sicher zu den wichtigsten Schriftstücken, die Sie in Ihrem Büro erstellen. Und zu denen, die von Ihren Kunden am aufmerksamsten gelesen werden. Umso sorgfältiger sollten Sie Ihre Rechnungstexte formulieren.
„Hiermit erlauben wir uns, die unten aufgelisteten Leistungen wie folgt zu berechnen.“ Was für einen Eindruck machen Sie wohl mit einem so verstaubten Rechnungstext? Bürokratisch? Jedenfalls weder modern noch freundlich. So formulieren Sie besser und kommen sympathischer rüber:

Rechnungstext-Baustein 1.: Steigen Sie mit einem Dank ein

Es ist ja nicht selbstverständlich, dass der Kunden Ihnen den Auftrag erteilt hat. Deshalb bietet sich als Standardeinstieg an: Vielen Dank für Ihren Auftrag! Ich war gerne für Sie tätig.

Natürlich können und sollten Sie den Standardeinstieg variieren, etwa wenn Sie es mit einem interessanten Neukunden zu tun haben. Beispiel (Raumausstatter): Es war mir eine Freude, in Ihrem so schön restaurierten Fachwerkhaus neue Farbakzente zu setzen. Heute stelle ich Ihnen in Rechnung ...

Rechnungstext-Baustein 2.: Listen Sie Ihre Leistungen verständlich auf

Leiten Sie Ihre Leistungsaufstellung kurz und sachlich ein, z. B. Mit Wie vereinbart berechnen wir Ihnen folgende Lieferungen und Leistungen: …
Achten Sie darauf, sorgfältig zu dokumentieren, was Sie alles gemacht haben. Listen Sie also im Einzelnen auf,

  • welche Arbeitsschritte gemacht wurden,
  • welches Material Sie in welcher Menge verbraucht haben,
  • welche Fahrtzeiten wann warum entstanden sind.

Rechnungstext-Baustein 3.: Fordern Sie zur Zahlung auf

Das ist zwar der unangenehme Teil der Rechnung, aber darum geht es nun mal. Allzu viele Formulierungsmöglichkeiten haben Sie hier zwar nicht, aber besser als mit einem nackten „fällig bis“ oder „zahlbar am“ geht es schon: Bitte bezahlen Sie die Rechnung ohne Abzüge bis spätestens zum ... oder Wir bitten darum, diese Rechnung bis zum ... zu begleichen. Bei Zahlung bis zum ... geben wir Ihnen 3 % Skonto.

Rechnungstext-Baustein 4.: Wählen Sie einen netten Ausstieg

Nach der Zahlungsaufforderung können Sie noch einen verbindlichen Satz anfügen, z. B.: Ich wünsche Ihnen viel Freude mit Ihrem neuen ...

Rechnungstext-Baustein 5.: Hinweis bei Leistungen an Grundstücken und Gebäuden

Falls Sie Bauhandwerker sind, dürfen Sie keinesfalls vergessen, Ihren Kunden an die Aufbewahrungspflicht zu erinnern: Bitte denken Sie an die gesetzliche Vorschrift, diese Rechnung 2 Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt erst mit Ablauf dieses Jahres.

 

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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