Diese Angaben gehören zwingend in Ihre E-Mail-Signatur

Erstellt: 22.09.2010

Diese Angaben gehören zwingend in Ihre E-Mail-Signatur

Ein Dauerthema im Sekretariat ist die Frage, welche Angaben in einer E-Mail-Signatur notwendig sind. Nach dem EHUG (Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister) müssen E-Mails die gleichen Angaben enthalten wie Geschäftsbriefe.

Hier noch einmal die wichtigen Punkte:

Vollständiger Name des Unternehmens, wie er im Handelsregister, Partnerschaftsregister, Genossenschaftsregister eingetragen ist
Rechtsformzusatz
Sitz des Unternehmens, zum Beispiel „Bonn“
Registergericht am Sitz des Unternehmens, zum Beispiel „Amtsgericht Bonn“
Registernummer, unter der Sie ins Handelsregister eingetragen sind, zum Beispiel „HRB 12345“

Ergeben sich daraus notwendige Ergänzung zu Ihrer bisherigen Signatur, sprechen Sie sich mit Ihrem Chef ab und verschicken Sie sie an alle Mitarbeiter, die E-Mails schreiben. Sie können auch eine Information an alle Abteilungssekretärinnen schicken, damit diese die Kollegen darauf aufmerksam machen und um Ergänzung bitten.

Mein Tipp: Um sicherzustellen, dass alle E-Mails, die ein Unternehmen verlassen, die erforderlichen Angaben enthalten, müssen serverseitig entsprechende Einstellungen für alle E-Mails vorgenommen werden. Dies erleichtert auch im Fall von Änderungen, zum Beispiel der Geschäftsführung, eine unternehmensweit einheitliche Anpassung der Angaben.

Sarah Kammberg
Chefredakteurin