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Eigenbeleg ausstellen: So erkennt das Finanzamt Ihre Ausgaben auch ohne Fremdbeleg an

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Von Astrid Engel,

In Ausnahmefällen erkennt das Finanzamt Betriebsausgaben auch ohne Beleg an. Sie müssen diese allerdings durch einen "Eigenbeleg" glaubhaft machen, den Sie sich selber ausstellen.

Kennen Sie die Situation? Sie haben bei einem Geschäftstermin in einer fremden Stadt ein Taxi genommen. Zurück in der Firma können Sie die Quittung, die Ihnen der Taxifahrer ausgestellt hat, trotz intensiver Suche nicht wiederfinden.

Und auch für das teure Auslandstelefonat, das Sie aus einer Telefonzelle geführt haben, fehlt Ihnen ein Beleg. Jetzt ist guter Rat teuer, denken Sie, denn ohne Fremdbeleg - also eine Rechnung oder Quittung - wird das Finanzamt diese Ausgaben kaum anerkennen.

Das stimmt nicht ganz: In Ausnahmefällen erkennt das Finanzamt auch solche Betriebsausgaben an. Sie müssen diese allerdings durch einen "Eigenbeleg" glaubhaft machen, den Sie sich selber ausstellen. Insbesondere bei Ausgaben, für die Sie gar keinen Beleg bekommen können (z. B. Telefonate aus einer Telefonzelle oder Gebühren für eine Parkuhr), ist der Eigenbeleg unproblematisch.


Eigenbelege nur ausnahmsweise ausstellen

Schwieriger wird es, wenn es sich bei dem Eigenbeleg um den Ersatz für eine verlorengegangene Rechnung handelt. Hier wird ein Betriebsprüfer schnell misstrauisch. Und das insbesondere, wenn

  • Sie eine größere Zahl solcher Eigenbelege in Ihrer Buchführung haben,
  • die in den Eigenbelegen genannten Ausgaben auch privat veranlasst sein könnten und
  • es sich bei den in den Eigenbelegen genannten Ausgaben um höhere Beträge handelt.

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Gehen Sie also mit dem Ausstellen von Eigenbelegen sparsam um. Versuchen Sie, insbesondere bei höheren Beträgen, eine Zweitschrift der Rechnung zu bekommen.


Eigenbeleg ausstellen - so geht's

Wichtig ist, dass Ihr Eigenbeleg die Angaben enthält, wie sie für eine Rechnung vorgeschrieben sind. Das sind im Einzelnen:

1. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
2. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
3. Bezeichnung der Leistung/Ware
4. Zeitpunkt der Leistung/Lieferung
5. Entgelt (brutto)
6. Ausstellungsdatum
7. Unterschrift

Beachten Sie: Aus einem Eigenbeleg können Sie keine Vorsteuer ziehen. Hierfür benötigen Sie in jedem Fall eine ordnungsgemäße Rechnung (§ 15 UStG). Sie können allerdings den vollen Bruttobetrag als Betriebsausgaben geltend machen.


Beispiel: So könnte Ihr Eigenbeleg aussehen

Fa. Mustermann KG - Industrieweg 18 - 12345 Irgendwo

Eigenbeleg
für: Taxifahrt (Taxifirma leider unbekannt)
von Hamburg Hbf nach Fa. Hummel/Elbweg 22
am: 25. 01. 2009
über: 22 Euro
Irgendwo, 12.02.2009
Heinrich Mustermann

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