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So bewältigen Sie Ihre E-Mail-Flut

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Urheber: blende11.photo | Fotolia

Von Astrid Engel,

Die zahlreichen E-Mails, die Sie täglich erhalten, sind eine enorme Herausforderung an Ihre Organisationsfähigkeit. Denn schnell ist eine E-Mail übersehen, wandert unbeachtet in der langen Liste weiter nach unten oder wird sogar versehentlich gelöscht. Das macht beim Absender gar keinen guten Eindruck.

Effizientes E-Mail-Management

Betrachten Sie Ihre E-Mails konsequent als Briefe, die zur Bearbeitung auf Ihrem Schreibtisch landen. Wie bei der Postbearbeitung auch gibt es viele Werbebotschaften, die Sie einfach im Papierkorb entsorgen können. Bei allen anderen, die nicht für die Ablage "P" bestimmt sind, müssen Sie unverzüglich reagieren.

Beim E-Mail-Management ganz wichtig: das Direkt-Prinzip

Das heißt: Antworten Sie auf jede E-Mail sofort, wenn Sie sie zum ersten Mal öffnen. Auch wenn Sie dem Korrespondenzpartner nicht gleich eine endgültige Antwort geben können, senden Sie ihm eine kurze Zwischennachricht, bis zu welchem Termin Sie die Angelegenheit erledigen können.

Für die noch zu bearbeitenden E-Mails legen Sie sich in Ihrem E-Mail-Programm einen Ordner "Wiedervorlage" an, in dem Sie die Originalmail plus Ihren Zwischenbericht speichern. In Ihrem Posteingangsordner löschen Sie die Mail dann gleich. So behalten Sie den Überblick, und es geht keine Mail verloren.

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