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Wie Sie eine Ausgangsrechnung schreiben, die Ihren Kunden in Zahllaune versetzt

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Von Astrid Engel,

Rechnungen gehören nicht gerade zu der Post, die Ihr Kunde gerne von Ihnen bekommt. Das heißt aber nicht, dass sie auch noch unfreundlich klingen müssen. Lesen Sie, wie Sie eine Ausgangsrechnung schreiben, mit der Sie bei Ihren Kunden einen guten Eindruck machen.

Rechnungen gehören nicht gerade zu der Post, die Ihr Kunde gerne von Ihnen bekommt. Das heißt aber nicht, dass sie auch noch unfreundlich klingen müssen. Lesen Sie, wie Sie eine Ausgangsrechnung schreiben, mit der Sie bei Ihren Kunden einen guten Eindruck machen.


Ausgangsrechnung schreiben - klar und ohne Floskeln

Modern formulieren: Vermeiden Sie Behördendeutsch wie "Hiermit erlauben wir uns, die unten aufgelisteten Leistungen wie folgt zu fakturieren." Besser: "Vielen Dank für Ihren Auftrag, ich war gern für Sie tätig. Wie vereinbart berechne ich Ihnen folgende Leistungen: ..."

Auf Klarheit achten: Listen Sie Ihre Leistungen verständlich und vollständig auf. Wie sich der Rechnungsbetrag zusammensetzt, muss sehr gut nachvollziehbar sein.

Termin setzen: Fordern Sie freundlich, aber unmissverständlich zur Zahlung auf. Setzen Sie einen Termin, damit der Kunde auch ohne Mahnung in Verzug kommt, falls er nicht pünktlich zahlt: "Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag ohne Abzüge bis zum 17.1.2009 auf das Konto ... Bei Zahlung bis zum 7.1.2009 können Sie 3 % Skonto vom Rechnungsbetrag abziehen."

Freundlich grüßen: Wählen Sie einen netten Ausstieg, statt den Brief mit der Zahlungsaufforderung zu beenden. "Ich wünsche Ihnen noch viel Freude an Ihrem neuen Wintergarten! Freundliche Grüße - Ihr/e ..."

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Alle Pflichtangaben in die Ausgangsrechnung schreiben

In Rechnungen an Unternehmer über einen Betrag von mehr als 150 Euro sind diese Angaben Pflicht:

  • Name/Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  • Name/Anschrift des Leistungsempfängers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung/Leistung (Monatsangabe)
  • Menge/Art der Lieferung, Umfang/Art der Leistung
  • Netto-Entgelt (ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselt) oder - wenn der Aussteller nicht umsatzsteuerpflichtig ist - Brutto-Entgelt
  • Umsatzsteuer-Satz (7 oder 19 % USt.) bzw. Hinweis auf eine Umsatzsteuer-Befreiung
  • Umsatzsteuer-Betrag (wenn kein Hinweis auf eine Umsatzsteuer-Befreiung vorhanden ist)

Halten Sie sich aber auch bei Rechnungen an Privatkunden daran, das wirkt seriös.

Bauhandwerker, aufgepasst! Vergessen Sie bei Leistungen an Grundstücken und Gebäuden nicht, Ihren Privatkunden an die Aufbewahrungspflicht zu erinnern - dazu sind Sie verpflichtet. Sie können diesen Satz in die Ausgangsrechnung schreiben: "Bitte denken Sie an die gesetzliche Vorschrift, diese Rechnung 2 Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf dieses Jahres."

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