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Wie Sie Rechnungen schreiben, mit denen Sie einen guten Eindruck machen

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Von Astrid Engel,

Rechnungen sind nicht gerade die Art von Post, die Ihre Kunden gerne von Ihnen erhalten. Lesen Sie, wie Sie Rechnungen schreiben, mit denen Sie Ihre Kunden nicht verärgern.

Rechnungen sind nicht gerade die Art von Post, die Ihre Kunden gerne von Ihnen erhalten. Noch schlimmer, wenn sie dann auch noch unfreundlich klingen. Lesen Sie, wie Sie  Rechnungen schreiben, mit denen Sie Ihre Kunden nicht verärgern.

Schreiben Sie Ihre Rechnungen klar und ohne Floskeln

Formulieren Sie Ihre Rechnungen modern. Behördendeutsch wie "Hiermit erlauben wir uns, die unten aufgelisteten Leistungen wie folgt zu fakturieren." ist völlig veraltet.

So ist es besser: "Vielen Dank für Ihren Auftrag, ich war gern für Sie tätig. Wie vereinbart berechne ich Ihnen folgende Leistungen: ..."

Achten Sie auf Klarheit. Listen Sie Ihre Leistungen verständlich und vollständig auf. Je besser Ihr Kunde nachvollziehen kann, wie sich der Rechnungsbetrag zusammensetzt, um so leichter machen Sie ihm eine schnelle Zahlung.

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Setzen Sie einen Termin. Fordern Sie Ihren Kunden freundlich, aber unmissverständlich zur Zahlung auf. Legen Sie einen Zahlungstermin fest, damit der Kunde auch ohne Mahnung in Verzug kommt, sollte er nicht pünktlich zahlen: "Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag ohne Abzüge bis zum 5. August 2009 auf das Konto ... Bei Zahlung bis zum 28. Juli 2009 können Sie 3 % Skonto vom Rechnungsbetrag abziehen."

Grüßen Sie freundlich. Beenden Sie Ihren Brief nicht mit der Zahlungsaufforderung, sondern mit einem netten Ausstiegssatz: "Ich wünsche Ihnen noch viel Freude an Ihrem neuen Garagentor! Freundliche Grüße - Ihr/e ..."

Schreiben Sie alle Pflichtangaben in Ihre Rechnungen

  • Stellen Sie Unternehmern Rechnungen über mehr als 150 € netto aus, schreiben Sie unbedingt diese Pflichtangaben in Ihre Rechnungen:
  • Name/Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  • Name/Anschrift des Leistungsempfängers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung/Leistung (Monatsangabe)
  • Menge/Art der Lieferung, Umfang/Art der Leistung
  • Netto-Entgelt (ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselt) oder – wenn der Aussteller nicht umsatzsteuerpflichtig ist – Brutto-Entgelt
  • Umsatzsteuer-Satz (7 oder 19 % USt.) bzw. Hinweis auf eine Umsatzsteuer-Befreiung
  • Umsatzsteuer-Betrag (wenn kein Hinweis auf eine Umsatzsteuer-Befreiung vorhanden ist)

Halten Sie sich aber auch daran, wenn Sie Rechnungen an Privatkunden schreiben. Das wirkt seriös.

Wichtig für Bauhandwerker: Haben Sie für Privatkunden Leistungen an Grundstücken und Gebäuden erbracht? Vergessen Sie in Ihren Rechnungen nicht, Ihren Privatkunden an die Aufbewahrungspflicht zu erinnern - dazu sind Sie verpflichtet. Sie können diesen Satz in Ihre Rechnungen schreiben: "Bitte denken Sie an die gesetzliche Vorschrift, diese Rechnung 2 Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf dieses Jahres."

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