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Ausdrücklich erlaubt: Rechnungsnummer, die dem Kunden nicht zu viel verrät

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Von Astrid Engel,

Unternehmer unter Ihren Kunden haben einen Anspruch auf ordentliche Rechnungen. Fehlen darin Pflichtangaben, kann der Vorsteuerabzug verloren gehen. Wenn Sie Umsatzsteuer ausweisen und Ihr Kunde die als Vorsteuer ziehen darf, wird er Ihre Rechnung also sehr genau prüfen (und das sollten auch Sie mit allen Ihren Eingangsrechnungen tun!). Fehlt eine Pflichtangabe, darf der Kunde mit der Zahlung der Umsatzsteuer warten, bis er eine korrekte Rechnung erhält.Unschöner Ärger um Rechnungen ist wegen dieser Auflagen leider nicht selten. Einen häufigen Streitpunkt zwischen Unternehmern und deren Kunden hat die Finanzverwaltung aber jetzt entschärft: Die Rechnungsnummer, die Sie zwingend auf jede Rechnung schreiben müssen, ist nicht fortlaufend von 1 bis 999 (usw.) zu vergeben. Das klärt eine jetzt veröffentlichte Verfügung der OFD Koblenz, die bundesweit gültig ist (11.2.2008, Az.S 7280 A – St. 44 5). Das Schreiben weist auf Abschnitt 185 Abs. 10 UstR hin, wonach Sie für Ihre Rechnungsnummer eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen verwenden oder auch Ziffern mit Buchstaben kombinieren dürfen. Entscheidend ist, dass Ihr System es nicht zulässt, dass 2 Rechnungen dieselbe Rechnungsnummer tragen.

Unternehmer unter Ihren Kunden haben einen Anspruch auf ordentliche Rechnungen. Fehlen darin Pflichtangaben, kann der Vorsteuerabzug verloren gehen. Wenn Sie Umsatzsteuer ausweisen und Ihr Kunde die als Vorsteuer ziehen darf, wird er Ihre Rechnung also sehr genau prüfen (und das sollten auch Sie mit allen Ihren Eingangsrechnungen tun!). Fehlt eine Pflichtangabe, darf der Kunde mit der Zahlung der Umsatzsteuer warten, bis er eine korrekte Rechnung erhält.
Unschöner Ärger um Rechnungen ist wegen dieser Auflagen leider nicht selten. Einen häufigen Streitpunkt zwischen Unternehmern und deren Kunden hat die Finanzverwaltung aber jetzt entschärft: Die Rechnungsnummer, die Sie zwingend auf jede Rechnung schreiben müssen, ist nicht fortlaufend von 1 bis 999 (usw.) zu vergeben. Das klärt eine jetzt veröffentlichte Verfügung der OFD Koblenz, die bundesweit gültig ist (11.2.2008, Az.S 7280 A – St. 44 5). Das Schreiben weist auf Abschnitt 185 Abs. 10 UstR hin, wonach Sie für Ihre Rechnungsnummer eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen verwenden oder auch Ziffern mit Buchstaben kombinieren dürfen. Entscheidend ist, dass Ihr System es nicht zulässt, dass 2 Rechnungen dieselbe Rechnungsnummer tragen.

Die Rechnungsnummer sollte nicht verraten, wie viele Rechnungen Sie schreiben

Achten Sie darauf, dass Ihre Kunden anhand der Rechnungsnummer nicht darauf schließen können, wie viele Rechnungen Sie überhaupt schreiben! Daraus könnten sie nämlich den ungefähren Stellenwert ihrer Aufträge an Sie ableiten — und ihre Verhandlungsstrategie darauf ausrichten. Besser ist es, die Kundennummer in die Rechnungsnummer einzuarbeiten. Dann erfährt der Kunde aus der Rechnungsnummer nichts, was Sie ihm gar nicht offenbaren wollen.

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Beispiel für ein gutes Rechnungsnummern-System:

Allen Rechnungen eines Jahres stellen Sie die Jahreszahl voran, z.B. 2008. Pro Kunde vergeben Sie eine Kundennummer, z.B. für Firma Meier die M31. Die Rechnungen an Firma Meier nummerieren Sie dann fortlaufend mit 2008-M31-001, 2008-M31-002 usw. Dagegen können dann weder der Kunde noch das glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7glossar/begriff/finanzamt.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=2f314b3da7Finanzamt Einwände erheben!

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