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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Das benötigen Sie für die Signatur Ihrer Online-Rechnung

 

Von Astrid Engel,

Mit Online-Rechnungen können Sie Hunderte Euro Porto im Jahr sparen. Die Telefongesellschaften machen es bereits vor. Von denen erhalten Sie fast ausnahmslos Online-Rechnungen im pdf-Format. Wenn Sie mehr als 300 Rechnungen im Jahr versenden, sollten Sie unbedingt darüber nachdenken, ebenfalls auf die Online-Rechnung umzusteigen. Denn bereits ab 165 € erhalten Sie die dafür erforderliche technische Mindestausstattung (165 € / 0,55 € Porto = 300 Briefe)

Online-Rechnung signieren: Die technischen Voraussetzungen

Um Online-Rechnungen gültig signieren zu können, brauchen Sie Folgendes:
1. Signaturkarte
2. Signatur-Software
3. Kartenlesegerät
4.    Programm zur Erzeugung von PDF-Dateien
1. Die Signaturkarte ist das Herzstück Ihrer digitalen Signatur. Äußerlich mit
Ihrer EC-Karte vergleichbar, ist in ihrem Chip Ihre digitale Unterschrift gespeichert - gesichert mit einer nur Ihnen bekannten PIN-Nummer.
Sie erhalten eine Signaturkarte bei den dafür zugelassenen Registrierungsstellen, z.B. bei der Deutschen Post oder bei verschiedenen Kreditinstituten. Voraussetzung für die Erteilung ist, dass Sie
Ï    Ihre Identität nachweisen (Personalausweis) und
Ï    eine gültige E-Mail-Adresse haben, von der aus Sie künftig Ihre Online- Rechnung versenden wollen.
Für die Ausgabe der Chipkarte und die Bearbeitung Ihres Antrags zur Erteilung der digitalen Signatur zahlen Sie eine Gebühr, zum Beispiel berechnen die Sparkassen einmalig 51,50 € zzgl. MwSt.
Für die Nutzung der digitalen Signatur werden zudem noch zeitabhängige Gebühren verlangt, beispielsweise berechnen die Sparkassen einmalig bei einer Laufzeit von

  • 1 Jahr 17,03 € zzgl. MwSt.,
  • 2 Jahren 34,05 € zzgl. MwSt.,
  • 3 Jahren 51,08 € zzgl. MwSt.,
  • 4 Jahren 68,10 € zzgl. MwSt.


Eine Signaturkarte können Sie nicht nur für die Signatur Ihrer Online-Rechnung verwenden, sondern auch als Ersatz für Ihre eigenhändige Unterschrift , z.B. bei Verträgen. Die Schriftformerfordernis gem. § 126 BGB wird damit erfüllt, wenn die elektronische Form nicht ausdrücklich ausgeschlossen ist - z.B. bei Kündigungen. Möchten Sie darüber hinaus auch mit dem Fiskus Daten auf dem derzeit höchsten Sicherheitsstandard austauschen, sollten Sie sich für eine dieser Signaturkarten entscheiden, die die Funktionen von www.elster-online.de - dem Internet-Portal der Finanzverwaltung - unterstützt.
DATEV:
DATEV mIDentity
DATEV SmartCard classic
DATEV zertifizierte Signaturkarte für Berufsträger
Deutsche Bank:
DB-SignaturCard
D-Trust:
D-Trust 2048Bit Personal
D-Trust SmartP11
Telekom (T-Telesec):
E4NetKey mit Signet modular
Deutscher Sparkassenverlag (S-TRUST):
Geldkarte
Sparkassenkarte
S-TRUST Signaturkarte R3
Medisign GmbH:
medisign Card
Deutsche Post:
SignTrust
2. Die Signatur-Software wird Ihnen vom Anbieter der Signaturkarte in der Regel kostenlos mitgeliefert. Möchten Sie aber z. B. die Software der Sparkassen (S-TRUST Sign-it) nutzen, kostet die nach der 30-Tage-Testphase noch einmal einmalig 25,17 € zzgl. MwSt
3. Das Kartenlesegerät benötigen Sie, um mit Ihrer Signaturkarte arbeiten zu können. Am besten eignet sich ein Kartenleser der Sicherheitsklasse 3. Er verfügt neben einem Nummernblock auch über ein Display. Damit sind Sie auf der sicheren Seite und für zukünftige Anwendungen gerüstet. Ein solches Gerät kostet ab rund 70 €. Holen Sie sich Preisangebote für verschiedene Kartenleser ein.
4. Software zur Erzeugung von PDF-Dateien brauchen Sie, um aus Ihrer Rechnung eine PDF-Datei zu machen, die unverändert beim Empfänger ankommt. Im Internet finden Sie kostenfreie Software zur Erzeugung von PDF-Dateien, z. B. "FreePDF" (http://freepdfxp.de).

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