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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Das darf Ihnen beim Dateiversand per E-Mail-Anhang nicht passieren

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Von Astrid Engel,

Sie kennen das selbst: Megabyte über Megabyte werden heutzutage als E-Mail-Anhang von A nach B geschickt. Denn: Wir leben im Zeitalter der PowerPoint-Präsentationen. Wer eine Präsentation erstellt hat, scheint sie so vielen Leuten wie möglich zeigen zu wollen.

Sie kennen das selbst: Megabyte über Megabyte werden heutzutage als E-Mail-Anhang von A nach B geschickt. Denn: Wir leben im Zeitalter der PowerPoint-Präsentationen. Wer eine Präsentation erstellt hat, scheint sie so vielen Leuten wie möglich zeigen zu wollen.

Das Problem: Anbieter von E-Mail-Konten bieten nur einen begrenzten Speicherplatz und begrenzen die Dateigröße eingehender E-Mails. Ihr E-Mail-Anhang könnte das elektronische Postfach des Empfängers lahm legen.

Beachten Sie bitte:

  • Seien Sie sehr sorgsam bei der Auswahl der Dateien, wenn Sie selbst eine Nachricht mit E-Mail-Anhang verschicken wollen. Müllen Sie Ihre Korrespondenzpartner nicht zu – nach dem Motto: „Ach, das könnte ich dem eigentlich auch noch schicken.“
  • Fragen Sie sich bei jeder Datei, die größer als 1 MB ist, ob sie wirklich an viele Personen verschickt werden muss.
  • Prüfen Sie bei besonders großen Dateien, ob Sie sie durch Zippen verkleinern können oder indem Sie große Bilder herausnehmen.

Ärgernis E-Mail-Anhang: Was tun, wenn Sie selbst zugemüllt werden?

Wenn Sie die Anlagenflut als unangemessen empfinden, spricht nichts dagegen, einen Wiederholungstäter darauf aufmerksam zu machen.
So könnte Ihre freundliche E-Mail aussehen:
Sehr geehrter Herr Dr. Mertens,
es kommt hin und wieder vor, dass Sie sehr große und viele Dateien als E-Mail-Anhang versenden. Seien Sie bitte so nett und schicken mir bitte nur noch die Dateien zu, die wirklich für mich bestimmt sind.
Ich danke Ihnen.
Freundliche Grüße
Signatur

So weisen Sie auf eine Anlage im E-Mail-Anhang hin

Haben Sie sich schon gefragt, wie Sie am elegantesten auf eine Anlage oder einen E-Mail-Anhang hinweisen? „In der Anlage finden Sie“ hat in einer E-Mail genauso wenig zu suchen wie in einem herkömmlichen Brief. Auch „Beiliegend finden Sie“ ist fehl am Platz. Der Empfänger liegt ja nicht bei. Und „finden“ klingt immer so nach „suchen müssen“.
Und „Angehängt finden Sie“ ist grammatikalisch nicht korrekt. Denn dann wäre ja der Empfänger angehängt – und das wollen Sie sicher nicht zum Ausdruck bringen.
Empfehlenswert sind diese Formulierungen:
Die mitgeschickte Datei informiert Sie über ...
Den Entwurf habe ich angehängt.
Ein Bild habe ich mitgeschickt.

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