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Das richtige Schriftstück gegen teure Missverständnisse

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Urheber: Schlierner | Fotolia

Von Astrid Engel,

Schriftliche Bestätigungen halten viele Selbstständige für lästig und überflüssig, gerade wenn doch mündlich alles ausführlich besprochen wurde. Doch ohne schriftlichen Nachweis haben Sie im Streitfall schlechte Karten.

Warum sollten Sie Aufträge überhaupt schriftlich bestätigen?

Angenommen, Sie erstellen für einen langjährigen Kunden einen Esstisch. Bei Anlieferung stellt Ihr Auftraggeber aber erbost fest, dass der Tisch 1 m zu lang ist. Er ist der Ansicht, er habe bei der mündlichen Bestellung von einer Gesamtlänge von 1,60 m gesprochen.

Sie dagegen sind sich ganz sicher, dass er einen 2,60 m langen Tisch bestellt hat. Leider haben Sie aber weder Zeugen für die telefonische Verhandlung mit dem Kunden noch ein Schriftstück, in dem die Einzelheiten des Auftrags festgehalten sind.

Die teuren Folgen

Den Kunden verlieren Sie ziemlich sicher, den Prozess vermutlich auch, wenn es zu einem kommt, oder Sie nehmen alles auf Ihre Kappe und fertigen den Tisch auf eigene Kosten neu. Dann behalten Sie vielleicht den Kunden, nicht aber Ihr Geld.

Mit einer schriftlichen Bestätigung hätten Sie dies von vornherein verhindern können. Die kleine Mühe für die Fertigung eines Schriftstücks hätte sich in diesem Falle also durchaus gelohnt.

Unterscheiden Sie aber, ob Sie eine Auftragsbestätigung oder ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben versenden. Der Unterscheidung zwischen beiden Schriftstücken mag aus Unternehmersicht spitzfindig sein, ist aus rechtlicher Sicht aber durchaus bedeutsam:

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1. Auftragsbestätigung

  • Ihr Kunde bestellt bei Ihnen telefonisch, schriftlich, per Fax oder E-Mail eine Leistung.
  • Die Bestellung des Kunden ist  ein Angebot an Sie.
  • Sie schicken eine Auftragsbestätigung und nehmen damit den Auftrag an. Erst jetzt ist ein Vertrag zustande gekommen.

2. Kaufmännisches Bestätigungsschreiben

  • Sie sprechen mit Ihrem Kunden persönlich die Einzelheiten durch und erklären sich bereit, den Auftrag auszuführen.
  • Damit ist ein Kauf- oder Werkvertrag zustande gekommen.
  • Sie halten das Besprochene in einem kaufmännischen Bestätigungsschreiben fest.

Beispiel für ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Ihr Kunde beauftragt Sie, seine Geschäftsräume während seiner Betriebsferien im August neu zu streichen. Das passt Ihnen zeitlich doch nicht so gut, und Sie bestätigen ihm einen Termin für Ende September. Damit machen Sie ein neues Angebot, das Ihr Kunde ausdrücklich annehmen müsste.

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