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Gute Reise: Abwesenheiten rechtzeitig vorbereiten

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Reisevorbereitung: Organisieren Sie Ihre Abwesenheit
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Ihre Abwesenheit im Büro sollten Sie rechtzeitig vorbereiten. Hier lesen die besten Tipps dafür.

Wenn jemand eine Reise tut, so kann er nicht nur was erzählen, sondern er hat auch einiges vorzubereiten. Welche zeitlichen Notwendigkeiten sollten berücksichtigt werden? Wer kümmert sich um unerledigte Aufgaben? Wie organisiere ich mich vor Ort? etc. Damit Sie auf Ihre Reisen optimal vorbereitet sind, haben wir in diesem Beitrag die wichtigsten Praxis-Tipps zum Thema für Sie zusammengestellt.

So bereiten Sie Ihre Abwesenheit stressfrei vor: 8 Praxis-Tipps

1. Praxis-Tipp: Das Zauberwort heißt „rechtzeitig“

Vor Ihrem Urlaub oder einer längeren Geschäftsreise muss so einiges geregelt werden. Die einfache Gleichung lautet: Je früher Sie damit beginnen, umso mehr können Sie nebenher erledigen und umso sicherer ist es, dass Sie keine unklaren Vorgänge oder ratlosen Vertretungen hinterlassen.

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Mit den folgenden Tipps schaffen Sie die Basis dafür, dass der typische Last-Minute-Stress ausbleibt:

  • Setzen Sie sich zum Ziel, Ihre gesamte Abwesenheitsvorbereitung 1 Tag vor Ihrer letzten Anwesenheit abgeschlossen zu haben. Damit halten Sie den letzten Tag frei für alles, was erfahrungsgemäß wie aus dem Nichts noch auftaucht.
  • Bringen Sie offene Projekte möglichst vor Ihrer Abwesenheit zum Abschluss. Legen Sie frühzeitig eine Liste an, auf der Sie nach und nach Aufgaben eintragen, die Sie vor Ihrer Abreise unbedingt erledigen müssen.
  • Überlegen Sie, welche Projekte, die vor Ihrer Rückkehr abgeschlossen sein müssen, Sie nicht mehr selbst zu Ende bringen können – und klären Sie rechtzeitig, wer welche Aufgabe(n) für Sie übernehmen soll. Halten Sie diese auf einer eigenen Liste fest, auf der Sie alles sammeln, was an Aufgaben während Ihrer Abwesenheit erledigt werden soll.
  • Arbeiten Sie Ihre Vertretung nicht auf den letzten Drücker ein, sondern beginnen Sie damit spätestens 1 Woche vor Ihrer Abwesenheit – das macht das Ganze für alle Beteiligten entspannter. Außerdem hat Ihre Vertretung so noch Zeit, eventuelle Rückfragen zu stellen.
  • Informieren Sie Ihre häufigsten Ansprechpartner über Ihre geplante Abwesenheit und darüber, wer Sie in welchen Angelegenheiten vertritt. Ihrem Stellvertreter teilen Sie wiederum mit, auf welche möglichen Kontakte er vorbereitet sein sollte.
  • Zu guter Letzt: Hinterlassen Sie Ihren Tisch nebst allen Ab- und Unterlagen so, dass eine Vertretung sich gut zurechtfindet. Räumen Sie aber auch dann gründlich auf, wenn Ihr Arbeitsplatz unbenutzt bleibt – so können Sie an Ihrem 1. Arbeitstag gut gerüstet starten.

2. Praxis-Tipp: Lassen Sie Ihre Post optimal vorbereiten

Während einer längeren Abwesenheit sammelt sich erfahrungsgemäß viel Post an. Bitten Sie Ihre Assistenz bzw. Ihre Vertretung, Ihre Poststücke für die schnelle Bearbeitung nach dem Urlaub folgenden 3 Kategorien zuzuordnen:

  • Eilt: was an den ersten 2 Tagen nach der Rückkehr erledigt werden muss.
  • To-do: was innerhalb Wochenfrist erledigt werden kann.
  • Info: was bereits bearbeitet wurde bzw. was Sie nur zur Kenntnis nehmen sollen.

Beim E-Mail-Posteingang haben Sie 2 Möglichkeiten, die sich nach Ihren spezifischen Aufgaben und Ihrer Organisationsstruktur richten:

  • Entweder sichtet und bearbeitet jemand täglich Ihre elektronische Post (dann kann der-/diejenige Ihre E-Mails nach denselben Kriterien ordnen wie oben bei der Briefpost).
  • Oder Sie lassen jedem Absender eine automatische Abwesenheitsmitteilung zukommen, in der ein alternativer Ansprechpartner genannt wird.

3. Praxis-Tipp: So richten Sie in Outlook eine Abwesenheitsmeldung ein

Sie wollen in den Sommerurlaub und möchten eingehende E-Mails automatisch beantworten lassen? Das können Sie mithilfe des Outlook-Abwesenheitsassistenten (ab Outlook-Version 2003) schnell und zuverlässig organisieren. Bedingung ist nur, dass Sie Ihre E-Mails von einem Exchange-Server über das Netzwerk an Ihren Rechner geliefert bekommen.

So einfach geht es, die Meldung einzurichten:

  1. Öffnen Sie Ihr Outlook, und zeigen Sie den Posteingang an.
  2. Im Menü Extras wählen Sie den Abwesenheitsassistenten und klicken an: „Ich bin zurzeit nicht im Hause/nicht im Büro.“
  3. Tippen Sie Ihre Mitteilung in den Textbereich des Dialogs. Je nach Länge Ihrer Abwesenheit ist es auch sinnvoll, dass Sie dem Absender mitteilen, was mit seiner Post geschieht und welche Alternativen er gegebenenfalls hat. Diese Antwort erhält dann automatisch jeder, der Ihnen während Ihrer Abwesenheit Post schickt. Mehrere Nachrichten vom selben Absender erhalten Ihre Abwesenheitsmeldung nur 1-mal auf die 1. Zusendung.
  4. Zusätzlich zur Abwesenheitsmitteilung können Sie unter Punkt 3 die automatische Weiterleitung an Ihre Vertretung einrichten, indem Sie im unteren Dialogbereich eine entsprechende Regel definieren. Vergessen Sie nicht, diese Einstellungen nach Ihrer Abwesenheit auf „Ich bin zurzeit im Hause/im Büro“ zurückzustellen (siehe Punkt 2) und die Weiterleitung gegebenenfalls zu löschen.

4. Praxis-Tipp: Die „+ 3 Tage“-Taktik hilft vor und nach der Reise

Sichern Sie sich Ruhe für die Vor- und Nachbereitung Ihrer Abwesenheit: Melden Sie sich bei Ihren Geschäftskontakten offziell schon 1 Tag früher in den Urlaub ab und erst 2 Tage nach Rückkehr wieder zurück. Das gibt Ihnen einen Zeitpuffer, um den letzten Tag erträglich zu halten und nach dem Urlaub die „eiligen“ To-dos konzentriert abarbeiten zu können.

Die externen Störungen sind das eine, interne Störungen das andere: Kennen Sie das Phänomen, dass am 1. Tag im Büro andauernd jemand bei Ihnen vorbeischaut – Mitarbeiter und Kollegen gleichermaßen –, um Fragen loszuwerden, Sie auf den „neuesten Stand“ zu bringen oder um einfach nur einen Gruß loszuwerden? Abhilfe: Machen Sie direkt nach Ihrer Rückkehr einen Gang durch alle Büros, um Informationen selbst „einzusammeln“ und bei Bedarf auch individuelle Gesprächstermine zu vereinbaren. Danach können Sie sich in Ihr Büro zurückziehen und – bei geschlossener Tür(!) – konzentriert abarbeiten, was sich während Ihrer Abwesenheit angesammelt hat.

5. Praxis-Tipp: Sicherheits-Tipps für Auslandsreisen

  • Behalten Sie Ihre Kreditkarte beim Bezahlen möglichst immer genau im Auge, und lassen Sie sich während des Buchungsvorgangs oder bei der Kartenrückgabe nicht von fremden Personen in Ablenkungsmanöver verwickeln – wie durch Auskunftsersuchen, aufdringliche Gespräche, Gedränge oder scheinbar unabsichtliche Rempeleien.
  • Prüfen Sie sofort nach dem Bezahlen, ob Sie auch wirklich Ihre Karte zurückerhalten haben und nicht eine andere.
  • Lassen Sie sich fehlerhaft ausgefüllte Belege samt Durchschlag aushändigen. Bestehen Sie auch auf der Herausgabe des Kohlepapiers, wenn kein selbstdurchschreibendes Papier verwendet wurde.
  • Werfen Sie Zahlbelege nicht weg, bevor Sie die Abrechnungen Ihrer Bank kontrolliert haben.
  • Teilen Sie Geldkarten und Reiseschecks untereinander auf, wenn Sie zu zweit reisen. Damit verringern Sie das Risiko eines Totalverlusts Ihrer Zahlungsfähigkeit. Und lassen Sie Karten und Bargeld nie im Hotelzimmer zurück – auch dann nicht, wenn Sie „nur kurz“ zur Rezeption oder zum Frühstücken gehen.

Und: Kopieren Sie Ihre wichtigsten Reisedokumente und -unterlagen, also beispielsweise

  • Reisepass
  • Tickets
  • Ausweise
  • Gutscheine
  • Kreditkarten
  • Führerschein

Am besten machen Sie jeweils 2 Kopien: Einen Satz hinterlassen Sie zu Hause bei einer gut erreichbaren Person, der 2. Satz kommt in den Koffer mit auf die Reise, also getrennt von den Originalen (im Handgepäck).

Tipp: Eine gute Adresse für länderspezifische Sicherheitshinweise und Reiseinformationen ist das Auswärtige Amt (www.auswaertiges-amt.de, Rubrik: „Reise und Sicherheit“).

6. Praxis-Tipp: Urlaub und Arbeit vereinbaren

Der Urlaub dient Ihrer Erholung: Beschränken Sie daher die Kontakte zu Ihrer Firma auf ein Mindestmaß! Wenn Sie sich nicht komplett zurückziehen können, helfen Ihnen folgende Tipps, um Arbeit und Urlaub möglichst verträglich miteinander zu vereinbaren:

  • Erholsamer (bzw. weniger störend) ist es für Sie, wenn Sie täglich zu einer bestimmten Stunde in der Firma anrufen, beispielsweise immer nach dem Frühstück. Damit haben Sie die Sicherheit, auf dem Laufenden zu sein, und können das Thema für den restlichen Tag abhaken.
  • Wenn Sie ein Geschäfts-Handy haben: Schalten Sie es generell aus, und prüfen Sie nur 2-mal täglich, ob Nachrichten eingegangen sind. Bitten Sie Anrufer in der Ansage Ihrer Mailbox, sich an Ihre Vertretung zu wenden und nur in dringenden Fällen eine Nachricht für Sie zu hinterlassen.

7. Praxis-Tipp: Effizient für die Vorbereitung von Geschäftsreisen: Die Umschlagablage

Wenn Sie geschäftlich viel reisen, sammeln sich sicherlich auch bei Ihnen im Vorfeld einige Informationen und Dokumente an:

  • Reservierungsbestätigungen, Fahrscheine
  • Agenden für Meetings
  • Namen, Adressen
  • Notizen aller Art

Die Herausforderung dabei ist (jedenfalls sofern keine umfangreiche 365-Tage-Wiedervorlage vorhanden ist) die Vorablage der nach und nach entstehenden Papiere – vor allem dann, wenn die Reisen erst in Wochen oder Monaten stattfinden sollen.

Hier kann Ihnen die folgende Methode helfen – einfach, aber preiswert und sehr effizient:

  1. Besorgen Sie sich mehrere große und stabile Briefumschläge im Format DIN B4 (250 x 353 mm) oder DIN C4 (229 x 324 mm).
  2. Stellen Sie die Umschläge in einen Briefständer ein, den Sie je nach Zugriffshäufigkeit direkt auf dem Schreibtisch oder in einem Regal platzieren.
  3. Nehmen Sie pro Reise einen eigenen Umschlag. Schreiben Sie in die obere rechte Ecke Datum, Ort und Anlass der entsprechenden Tour.
  4. Tüten Sie alle Papiere, die zur jeweiligen Reise entstehen, in die dazugehörenden Umschläge ein. Vor jeder Abreise brauchen Sie sich dann nur noch die entsprechenden Umschläge einzustecken.

Tipp: Unterwegs dienen Ihnen die Umschläge für einen weiteren Zweck: Sammeln Sie darin Rechnungen, Quittungen und Notizen für die Nachbereitung der Reise sowie für die Reisekostenabrechnung.

8. Praxis-Tipp: Die einfache Lösung gegen Zettelwirtschaft im Urlaub

Weder am Arbeitsplatz noch im Urlaub ist Zettelwirtschaft die beste Lösung, wenn es um Ihre Notizen geht. Besser: Nehmen Sie auf Ihre Reise einfach einen kleinen Schreibblock oder ein Miniatur-Notizheft mit, das zum ständigen Mitführen bequem in jede Hemden- oder Handtasche passt. Optimal ist eine Größe von etwa 6 x 8 cm oder noch kleiner.

Notieren Sie dort alle Informationen, die Ihnen während Ihres Aufenthalts von Nutzen sein könnten, beispielsweise:

  • Adresse, Telefon- und Faxnummer Ihres Hotels
  • Restaurant-, Shopping- und Ausflug-Tipps, die Sie von Mitreisenden bekommen (denn oft genug sind die fremden Namen von Geschäften und Orten am nächsten Tag wieder vergessen)
  • Namen spezieller ortsüblicher Gerichte
  • Öffnungszeiten von Pkw-Vermietung, Museen und Freizeiteinrichtungen
  • Sprechzeiten der Reiseleitung und die Abholzeit zum Rückflug
  • Fahrzeiten öffentlicher Verkehrsmittel vom/zum Hotel
  • Telefonnummern von Notruf, Taxi, Restaurants und Reiseleitung
  • Wegbeschreibungen
  • Adressen von Shops und Restaurants, die Sie beim Bummeln zufällig entdeckt haben und später noch einmal aufsuchen möchten
  • kleine Währungstabelle, falls Sie außerhalb der Eurozone keine Lust auf ständiges Umrechnen von Preisen haben

Checkliste: Typische To-dos beim Vorbereiten einer längeren Abwesenheit

  • Ich habe eine Liste der delegierten Aufgaben angelegt
  • Ich habe einen Vertreter für die Zeit meiner Abwesenheit benannt
  • Ich habe bestimmt, wer welche Vorgänge übernehmen soll
  • Meine Vertretung weiß, welche Kompetenzen sie (nicht) hat
  • Ich habe die Mitarbeiter darüber informiert, welche Weisungsbefugnisse (und welche nicht) ich auf einzelne Personen übertragen habe
  • Ich habe interne Vollmachten schriftlich erteilt
  • Vollmachten für externe Aktivitäten sind schriftlich und rechtskräftig erteilt (Post, Bank, Finanzamt, Einkauf, Verkauf)
  • Entschieden: Sind zusätzlich Kompetenz-Erweiterungen für andere Mitarbeiter außer einem hauptamtlichen Vertreter sinnvoll?
  • Ich habe geklärt, welche Entscheidungen und Vorgänge während meiner Abwesenheit ruhen sollen
  • Ich habe delegierte Aufgaben mit Prioritäten versehen
  • Meine Vertretung(en) ist/sind über einzuhaltende Fristen informiert (Bank, Finanzamt, Behörden, Kunden)
  • Alle Unterlagen zu delegierten Vorgängen sind vollständig
  • Alle nicht bereits ausgehändigten Unterlagen sind so geordnet und abgelegt, dass sie schnell zu finden sind
  • Ich habe meinen Vertreter über wichtige Details laufender Vorgänge informiert, die bislang ausschließlich ich selbst kannte
  • Ich habe geklärt, vor welchen Entscheidungen und über welche Vorgänge ich auf jeden Fall unterwegs (Dienstreise oder Urlaub) informiert werden möchte
  • Meine Mitarbeiter wissen, mit welchen Mitteln (Telefon, Fax, SMS, WhatsApp, Skype oder E-Mail) und wann Sie mich am besten kontaktieren können
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