Immer mehr Unternehmer versenden Rechnungen nicht mehr in Papierform, sondern per E-Mail. Das hat klare Vorteile:
- Porto-, Papier- und Druckkosten werden eingespart.
- Die Postlaufzeiten entfallen.
Elektronische Rechnungen an Privatkunden
Handelt es sich bei dem Rechnungsempfänger um einen Privatkunden, sind elektronische
Rechnungen problemlos. Sie können einfach an eine E-Mail angehängt werden, z. B. Als PDF-Dokument. Da
Rechnungen ohnehin nicht unterschrieben werden müssen, brauchen sie auch nicht mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen sein, die die Unterschrift rechtsgültig ersetzen würde.
Elektronische Rechnungen an Unternehmen
Anders sieht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmen ist. Dieses kann zum Abzug von Vorsteuer berechtigt sein. Das Problem: Der Fiskus gewährt den Vorsteuerabzug nur, wenn elektronische
Rechnungen - durch den Rechnungsversender mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen wurden und
- der Rechnungsempfänger diese Signatur überprüft hat. 10 Jahre lang müssen elektronische Rechnungen mit der Signatur und dem Prüfbericht gemeinsam in Dateiform, also elektronisch, aufbewahrt werden.
Ist also der Empfänger ein Unternehmen, entsteht auf beiden Seiten etwas Arbeit, bevor elektronische Rechnungen wirkliche Vorteile mit sich bringen. Deshalb müssen auch beide Seiten - Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger - mit dem elektronischen Weg einverstanden sein. Das kann form frei geschehen und passiert in der Praxis schon dadurch, dass der Empfänger nicht widerspricht, wenn er elektronische Rechnungen erhält.
Will der Empfänger den elektronischen Versand nicht, muss der Aussteller die Rechnung in Papierform schicken. Er kann auch nicht auf einem Versand per Fax bestehen, da nie ganz sicher ist, ob einer von beiden ein Computerfax verwendet - dann wäre für den Vorsteuerabzug wieder eine qualifizierte digitale Signatur nötig. Es bleibt dem Rechnungsaussteller dann nur die Möglichkeit, die Kosten für den Postversand schon in sein Angebot einzukalkulieren.
Selbst elektronische Rechnungen versenden
Wollen Sie selbst Ihren
Kunden elektronische
Rechnungen senden? Das lohnt sich vor allem, wenn bei Ihnen viele Rechnungen zu schreiben sind, die Sie selten persönlich übergeben - etwa im Versandgeschäft. Wenn keine Unternehmer unter Ihren
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