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Kanzleistil vermeiden: So klingen Ihre Briefe modern und sympathisch

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Von Astrid Engel,

Wollen Sie, dass Ihr Brief wie eine obrigkeitliche Anordnung klingt? Mit diesen Tipps vermeiden Sie den Kanzleistil in Ihren Geschäftsbriefen.

Eine nette, freundliche, verbindliche Aussage am Telefon oder im persönlichen Gespräch, und anschließend eine steife, hölzerne Botschaft im Brief. Wer damit konfrontiert wird, fühlt sich zwangsläufig vor den Kopf gestoßen.

Vermeiden können Sie dies, indem Sie bewusst keine Floskeln gebrauchen, die in der Behördensprache üblich sind. Wörter im Kanzleistil wie

  • "beiliegend",
  • "in der Anlage",
  • "Bezug nehmend",
  • "anlässlich",
  • "diesbezüglich",
  • "insofern",
  • "zum Verbleib" oder
  • "zu unserer Entlastung"

haben in einem guten Brief - auch in einem Geschäfts- oder Behördenbrief - nichts verloren, obgleich viele Menschen immer noch der Meinung sind, sie gehörten in der alltäglichen Korrespondenz zum bewährten Standard. Sie wollen doch vermeiden, dass Ihr Brief wie eine obrigkeitliche Anordnung klingt? Diese Tipps helfen Ihnen, den Kanzleistil konsequent zu vermeiden.

Niemand spricht im Kanzleistil

Die Wörter, die Sie gebrauchen, sollten durchaus der Hoch- beziehungsweise Schriftsprache entstammen. Aber formulieren Sie Ihre Sätze bewusst so, wie Sie sie Ihrem Gegenüber auch im persönlichen Gespräch sagen würden. Dann fällt der umständliche Kanzleistil automatisch weg. Oder würden Sie am Telefon sagen:

"Bezug nehmend auf Ihr gestriges Schreiben bitte ich Sie um folgende Auskunft hinsichtlich der Lieferzeiten ..."

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Das würden Sie im direkten Gespräch vermutlich eher so formulieren:

"Ich hab da grade Ihr Angebot bekommen. Jetzt muss ich noch einmal genau nachfragen, welche Lieferzeiten gelten ..."

Schon mit leichten Veränderungen wird daraus eine brieftaugliche Formulierung - und Sie vermeiden automatisch den Kanzleistil:

"Gerade habe ich Ihr Angebot bekommen, vielen Dank! Zu den Lieferzeiten habe ich eine Frage: ..."

Abstrakte Begriffe vermeiden - durch bildhafte Formulierungen ersetzen

Gerade Oberbegriffe - von Behörden gern verwendet - sind oft abstrakt. Prüfen Sie, ob ein anschaulicher, verständlicher Unterbegriff in Ihrem Fall nicht ebenfalls treffend ist. Sprechen Sie - sofern möglich - lieber

  • vom "Stadtpark" statt von "städtischen Grünanlagen",
  • von einer "Erklärung" oder einer "Ankündigung" statt von einer "Verlautbarung",
  • von "Schulen" oder "Universitäten" statt von "Bildungseinrichtungen" oder
  • von "Briefkontakt" statt von "Schriftverkehr".

Abstrakte Begriffe machen es dem Empfänger oder der Empfängerin schwer, sich ein Bild vom Gemeinten zu machen. Wer abstrakte Begriffe in seinen Briefen verwendet, macht Dinge komplizierter, als sie es eigentlich sind. Der Empfänger erfasst nicht intuitiv, was gemeint ist, sondern muss sich Gedanken machen. Das lenkt ihn aber womöglich vom eigentlichen Inhalt des Briefes ab.

Daher gilt: Je bildhafter die Ausdrücke, die Sie gebrauchen, desto besser.

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