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Mehrteilige Rechnungen ausstellen - darauf müssen Sie achten

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Von Astrid Engel,

Wussten Sie, dass die Pflichtangaben für Rechnungen auch auf mehreren Dokumenten stehen können, Sie also auch mehrteilige Rechnungen schreiben dürfen?

Dass Rechnungen bestimmte Angaben enthalten müssen, wissen Sie. Sonst erkennt das Finanzamt sie nicht an. Wussten Sie aber auch, dass diese Pflichtangaben auch auf mehreren Dokumenten stehen können, Sie also auch mehrteilige Rechnungen schreiben dürfen?

Rechnungen können durchaus aus mehreren Dokumenten bestehen, vorausgesetzt, die Pflichtangaben sind insgesamt enthalten. Allerdings müssen mehrteilige Rechnungen ein Hauptdokument haben, auf dem zumindest der Nettobetrag und der Steuerbetrag stehen und die Verweise auf die Dokumente mit den anderen Pflichtangaben.

Mehrteilige Rechnungen: Das muss im Hauptdokument stehen

1. Rechnungsbetrag netto:

Wenn mehrere Positionen mit dem gleichen Satz besteuert werden, fassen Sie den Nettobetrag (Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer) in einer Summe für mehrere Positionen zusammen.

Enthält Ihre Rechnung Positionen, für die unterschiedliche Steuersätze - wie 7 oder 19 Prozent - gelten, dann führen Sie die jeweiligen Nettobeträge getrennt in Ihrer Rechnung auf.

Erhält der Kunde eine Preisminderung, zum Beispiel einen Rabatt, Skonto, Bonus etc., dann verweisen Sie in Ihrer Rechnung darauf.

Es genügt der Hinweis "Es ergeben sich Entgeltminderungen aufgrund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen" oder "Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen".

Bei Skontovereinbarungen reicht es, wenn Sie zum Beispiel "2 % Skonto bei Zahlung bis ..." schreiben. Den Skonto-Betrag müssen Sie in Ihrer Rechnung also nicht extra ausweisen.

2. Umsatzsteuerbetrag:

Geben Sie den Umsatzsteuerbetrag an, der auf das Nettoentgelt entfällt.

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3. Verweis auf übrige Dokumente mit den Pflichtangaben für Rechnungen:

Auch mehrteilige Rechnungen müssen alle Rechnungs-Pflichtangaben enthalten. Wo sie zu finden sind, muss im Hauptdokument Ihrer Rechnung stehen, nämlich:

  • Ihr vollständiger Name und die vollständige Anschrift Ihres Unternehmens
  • Ihre Steuernummer oder - wenn vorhanden - Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  • Der vollständiger Name und die vollständige Anschrift Ihres Kunden
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Die fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  • Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Monatsangabe ist ausreichend)
  • Die Menge und Art der Lieferung bzw. der Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • Der Umsatzsteuersatz, der auf das Netto-Entgelt entfällt
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