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Mitarbeiterwechsel: Wie organisieren Sie das alte E-Mail-Postfach?

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Liebe Leserin, lieber Leser,

was passiert in Ihrem Unternehmen mit dem E-Mail-Postfach von Mitarbeitern, die ausscheiden, in eine andere Abteilung wechseln oder länger krank sind? Man kann ja nicht einfach „den Stecker ziehen“ und die E-Mails in den Äther schicken. In vielen Firmen bleibt das Organisatorische dann an den Sekretärinnen hängen. In der aktuellen Ausgabe von Assistenz & Sekretariat inside habe ich diese Tipps gefunden, wie Sie in so einem Fall am besten vorgehen:

Wenn der Mitarbeiterwechsel absehbar ist, sollten Sie den betreffenden Mitarbeiter so früh wie möglich daran erinnern, seine Korrespondenzpartner zu informieren. Mindestens vier Wochen vor dem Ausscheiden sollte er oder sie ihre E-Mail-Signatur um den folgenden Hinweis ergänzen: „Ab dem 01.12.2010 übernimmt Frau Christina D. meinen Aufgabenbereich. Sie erreichen Frau D. unter der E-Mail-Adresse cd@firma.de. Ich bedanke mich bei Ihnen sehr herzlich für die gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit in den vergangenen Jahren.“

 

Darf man in Ihrer Firma den beruflichen E-Mail-Account auch für private E-Mails verwenden? Dann sollten Sie dafür sorgen, dass der alte Mitarbeiter seine privaten Kontakte aus dem E-Mail-Verzeichnis löscht und alle Personen aus seinem privaten Umfeld darüber informiert, dass er bald über diese E-Mail-Adresse nicht mehr zu erreichen ist. Bitten Sie ihn bei der Gelegenheit auch darum, sein geschäftliches E-Mail-Verzeichnis zu aktualisieren und kritische oder nicht mehr bestehende Geschäftskontakte mit einer Notiz zu versehen, damit der Neue bei diesen Kontakten weiß, woran er ist.

Am Tag der Übergabe sollte der neue Mitarbeiter dann seine neuen Geschäftspartner begrüßen und – nun in seinem Namen – über den Wechsel informieren.

Mein Tipp: Lassen Sie die alte Adresse noch sechs Monate bestehen und stimmen Sie sich vorher – am besten schriftlich – mit dem ausscheidenden Mitarbeiter über die Verfahrensweise ab, damit es nicht zu rechtlichen Konflikten bezüglich des Datenschutzes kommen kann.

Sarah Kammberg
Chefredakteurin

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