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Privatkunden: Ihre Rechnungs-Pflichten, wenn Sie "im Zusammenhang mit einem Grundstück" arbeiten

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Von Astrid Engel,

Wenn Sie für einen Privatkunden arbeiten, sind Sie berechtigt, aber nicht verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Anders, wenn Sie Werklieferungen oder Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück oder Gebäude erbringen. Dann müssen Sie auch einem privaten Kunden eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG). Verstoßen Sie dagegen, kann das bis zu 5.000 Euro Bußgeld kosten. Betroffen sind Sie, wenn Sie Bauleistungen erbringen, Bauleistungen vorbereiten oder wenn Ihre Leistung in einem engen Zusammenhang mit einem Grundstück oder Gebäude steht. Außerdem gilt:

  • Die Regelung gilt auch für Kleinunternehmer, die gar keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen.
  • Unerheblich ist, ob Ihr Privatkunde Eigentümer oder Mieter ist.
  • Sie haben die Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Werklieferung oder sonstigen Leistung zu stellen.
  • Die Rechnung muss alle Pflichtangaben enthalten.

Wann liegt ein Zusammenhang mit einem Grundstück vor?

Den Zusammenhang mit einem Grundstück hat das Bundesfinanzministerium  genauer erläutert (24.11. 2004, AZ: IV A 5 - S 7280 - 21/04). Als Bauleistungen im Sinne des § 13b UStG gelten:

  • Planungs-oder Regieleistungen von Architekten, Vermessungsingenieuren, Statikern usw.,
  • Labordienstleistungen, etwa die chemische Analyse von Baustoffen oder Bodenproben,
  • Bauüberwachung und Prüfung von Bauabrechnungen,
  • Durchführung von Ausschreibungen und Auftragsvergaben,
  • Abbruch-und Erdarbeiten,
  • Zurverfügungstellung von Baugeräten,
  • Aufstellen von Material-und Bürocontainer,
  • Ausstellen mobile Toilettenhäuser,
  • Entsorgung von Baumaterial, beispielsweise die Schrottabfuhr,
  • Gerüstbau,
  • Gebäude-und Fensterreinigung,
  • Instandhaltungs-, Reparatur-und Wartungsarbeiten an Bauwerken oder Teilen von Bauwerken, also auch die Heizungswartung,
  • Anlage und Pflege von Grünanlagen, Gärten und Pflanzungen,
  • Beurkundung von Grundstückskaufverträgen durch Notare,
  • Vermittlungsleistungen der Makler bei Grundstücksveräußerungen und Vermietungen.

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Bei Grundstücksvermietungen gibt es eine Ausnahme. In den Fällen des § 4 Nr. 12 Satz 1 und 2 UStG, sind Sie nicht verpflichtet, an Privatpersonen eine Rechnung auszustellen. Das betrifft

  • Vermietung und Verpachtung von Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten,
  • Kurzfristigen Vermietung von Wohn- und Schlafräumen an fremde Personen, z.B. bei Hotels oder Pensionen,
  • Vermietung von Parkplätzen,
  • Kurzfristigen Vermietung von Campingplätzen
  • Vermietung und Verpachtung von Maschinen und sonstigen Vorrichtungen (Betriebsvorrichtungen), die mit  dem Grund und Boden verbunden sind.

Rechnungen im Zusammenhang mit einem Grundstück aufbewahren

Ihre Privatkunden müssen entweder Ihre Rechnung oder den Zahlungsbeleg (z.B. Kontoauszug, Quittung) 2 Jahre lang aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Ein Verstoß kann bis zu 500 Euro kosten. Wichtig für Sie: Sie müssen Ihre Privatkunden auf diese Pflicht hinweisen (Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro brutto). Der Aufbewahrungszeitraum beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Musterformulierung für Ihre Rechnung:

Als Verbraucher müssen Sie diese Rechnung oder einen Zahlungsbeleg 2 Jahre lang aufheben, gerechnet ab dem folgenden 1.Januar (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Ein Verstoß dagegen kann bis zu 500 Euro Bußgeld kosten.

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