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Rechnungen fortlaufend nummerieren - und nichts verraten

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Von Astrid Engel,

Hatten Sie zum Jahresbeginn wieder einmal das Gefühl, durch Ihre Rechnungen zum "gläsernen Unternehmer" für Ihre Kunden zu werden? Nicht jeder mag es, wenn der Kunde erkennen kann, dass die Rechnung Nr. 2-2009 erst die zweite Rechnung des Jahres 2009 ist.

Hatten Sie zum Jahresbeginn wieder einmal das Gefühl, durch Ihre Rechnungen zum "gläsernen Unternehmer" für Ihre Kunden zu werden? Nicht jeder mag es, wenn der Kunde erkennen kann, dass die Rechnung Nr. 2-2009 erst die zweite Rechnung des Jahres 2009 ist.


Warum müssen Sie Ihre Rechnungen fortlaufend nummerieren?

Sind Ihre Kunden Unternehmer, haben sie einen Anspruch auf Rechnungen, die das Finanzamt akzeptiert. Denn fehlen in einer Rechnung Pflichtangaben, kann dem Kunden der Vorsteuerabzug verloren gehen.

Wenn Sie in Ihrer Rechnung Umsatzsteuer ausweisen und Ihr Kunde die als Vorsteuer ziehen darf, wird er Ihre Rechnung also sehr genau prüfen (was auch Sie mit allen Ihren Eingangsrechnungen tun sollten!). Fehlt eine Pflichtangabe, darf der Kunde mit der Zahlung der Umsatzsteuer warten, bis er eine korrekte Rechnung erhält.

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Das Finanzamt fordert von Ihnen als Rechnungs-Aussteller unter anderem, dass Sie Ihre Rechnungen fortlaufend nummerieren. Was viele Unternehmer nicht wissen:

Die Rechnungsnummer muss nicht lückenlos zum Beispiel von 1 bis 999 (usw.) vergeben werden. Das klärt eine Verfügung der OFD Koblenz, die bundesweit gültig ist (11.2.2008, Az.S 7280 A - St. 44 5).

Das Schreiben weist auf Abschnitt 185 Abs. 10 UstR hin, wonach Sie eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen verwenden oder auch Ziffern mit Buchstaben kombinieren dürfen. Entscheidend ist, dass Ihr System es nicht zulässt, dass 2 Rechnungen dieselbe Rechnungsnummer tragen.


Rechnungen fortlaufend nummerieren und trotzdem nicht zu viel verraten!

Ihre Kunden sollten anhand der Rechnungsnummer nicht darauf schließen können, wie viele Rechnungen Sie überhaupt schreiben! Daraus könnten sie nämlich den ungefähren Stellenwert ihrer Aufträge an Sie ableiten - und ihre Verhandlungsstrategie darauf ausrichten.

Praxis-Tipp: Arbeiten Sie stattdessen die Kundennummer ein. So können Sie Ihre Rechnung zwar wie gefordert fortlaufend nummerieren, trotzdem erfährt Ihr Kunde nichts, was Sie ihm gar nicht offenbaren wollen.

Beispiel: Kundennummer einbeziehen

Allen Rechnungen eines Jahres stellen Sie die Jahreszahl voran, z. B. 2009. Pro Kunde vergeben Sie eine Kundennummer, z. B. für Firma Sager die S31. Die Rechnungen an Firma Sager nummerieren Sie dann fortlaufend mit 2009-S31-001, 2009-S31-002 usw. Dagegen können dann weder der Kunde noch das Finanzamt Einwände erheben!

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