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So schreiben Sie bessere Geschäftsbriefe

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Geschäftsbriefe sind nur dann erfolgreich, wenn der Leser sofort die Botschaft entdeckt. Störende Hindernisse auf diesem Weg sind Schreibfehler, unklarer Ausdruck und umständlicher Stil. Um es Ihrem Leser möglichst einfach zu machen, müssen Sie folgendes berücksichtigen:

· Ihr Brief darf keine Schreibfehler enthalten. Die Rechtschreibprüfung allein reicht nicht aus. Beispiel: "Die Käufer sehen sofort Ihre Vorteile in ihrem Angebot". Diese sinnverfälschende Aussage würde keine Rechtschreibprüfung erkennen. Lassen Sie lieber einen Mitarbeiter Ihren Brief noch einmal durchlesen, damit die Käufer sofort ihre Vorteile in Ihrem Angebot sehen.

· Sie müssen sofort zur Sache kommen. Der Leser darf nicht lange suchen. Bereits im ersten Absatz - noch besser: im ersten Satz - muss er erkennen, um was es Ihnen geht und worin seine Vorteile liegen.

· Schreiben Sie keine langen Sätze. Wenn Sie mehr als zwei Kommata in einem Satz entdecken wird es Zeit, dass Sie einen Punkt machen. Die goldene Regel lautet: Lieber drei kurze Sätze als eine Bandwurmkonstruktion.

· Achten Sie auf Wiederholungen. Beispiel: "Angebote, die die Leser schätzen"; das zweite 'die' können Sie durch 'Ihre' oder 'viele' ersetzen. Anderes Beispiel: In einem Satz kommt 2 x das Wort 'erkennen' vor. Der "Sag es treffender" oder der Thesaurus Ihres PC empfehlen als Alternativen:

'sehen', 'bemerken', 'entdecken', 'erfassen', 'feststellen'.

· Eine in den letzten Jahren weit verbreitete Unsitte ist der übertriebene Gebrauch des Apostroph. "Gabi's Katzenladen" ist grammatisch falsch; im Deutschen heißt es "Gabis Katzenladen" (Nur bei Andreas' Katzenladen wäre der Apostroph wegen der Buchstabendopplung am Ende gerechtfertigt). Noch schlimmer ist die Pluralbildung mit Apostroph: Vergessen Sie bitte grammatikalischen Unfug wie "Foto's" oder "Memo's" und schreiben Sie "Fotos" und "Memos".

· Schreiben Sie im Aktiv, nicht im Passiv. "Alle Ihre Wünsche konnten berücksichtigt werden" hört sich umständlich und unpersönlich an. Besser: "Wir konnten alle Ihre Wünsche berücksichtigen".

Ralf Höller, Journalist und Buchautor, Bonn, Tel. 0228 - 31 72 72

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