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Was Sie beim Faxversand beachten sollten

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Von Astrid Engel,

Mittlerweile werden in deutschen Unternehmen mehr E-Mails als Faxe versendet. Doch der Faxversand ist in vielen Situationen nach wie vor sinnvoller als der E-Mail-Versand.

Mittlerweile werden in deutschen Unternehmen mehr E-Mails als Faxe versendet. Doch der  Faxversand ist in vielen Situationen nach wie vor sinnvoller als der E-Mail-Versand. Lesen Sie, wann der Faxversand besonders zweckmäßig und was Sie beim Faxversand beachten sollten.

In diesen Fällen ist der Faxversand sinnvoller als das Versenden von E-Mails

  • Sie versenden mehrere Kopien von Dokumenten, die Sie nicht im PC gespeichert haben, zum Beispiel Buchkopien.
  • Die Übertragung per E-Mail ist Ihnen nicht sicher genug, und Sie wissen, dass der Empfänger das Dokument am Empfangsfax sofort abfängt, sodass es kein anderer einsehen kann.
  • Sie haben ein Originaldokument, eventuell ein ausgefülltes Formblatt, das Sie sonst einscannen müssten.
  • Sie brauchen vom Empfänger eine Unterschrift, die er zurückfaxen soll. (z. B. Hotelreservierungen).

Nachrichten für den Faxversand gestalten

Eines sollten Sie vorab wissen: Die DIN 5008 gibt keine Hinweise zur Gestaltung von  Faxversand-Nachrichten. Unsere Empfehlungen beruhen also auf den Empfehlungen für einen höflichen Umgang miteinander und denen für eine zeitgemäße Korrespondenz.

Wo steht der Vermerk "Vorab per Fax"?

Immer wieder werden Briefe vorab per Fax verschickt. Ein Vermerk wie zum Beispiel "Vorab per Fax" gehört nicht in das Anschriftenfeld, denn er hat mit der Anschrift nicht das Geringste zu tun.
Tipp: Setzen Sie ihn am besten mit zwei Leerzeilen Abstand zum Anschriftenfeld, so dass er beim Briefversand nicht durch das Fensterkuvert zu sehen ist. Sie können den "Vorab per Fax"-Vermerk fett setzen.

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Angabe der Seitenanzahl

Wenn Sie die Seitenanzahl angeben möchten, was beim Faxversand sinnvoll ist, schreiben Sie: "Vorab per Fax - 3 Seiten". Faxen Sie allerdings ein Faxformular, haben viele DIN-Empfehlungen, die für die Korrespondenz gelten, keine Bedeutung mehr.

Worauf Sie beim Faxversand auf Formularen achten sollten:

  1. Behalten Sie die Empfehlungen für die Schreibweise von Datum, Uhrzeit und Zahlen bei.
  2. Nicht offizielle Faxversand-Nachrichten können per Hand erstellt werden, vorausgesetzt, Sie haben eine leserliche Handschrift.
  3. Bleiben Sie bei der 12-Punkt-Schrift. Größere Schriften füllen mehr Papier und benötigen eine längere Übertragungszeit.
  4. Die Abkürzung "MfG" ist auch beim Faxversand unhöflich.
  5. Obwohl Sie den Empfänger des Faxes im Formularkopf angeben, sollten Sie nicht auf die Anrede wie zum Beispiel "Sehr geehrte Frau Müller," verzichten.
  6. Wenn Sie aus dem Computer faxen, ergänzen Sie unterhalb Ihres Namens "Computerfax, deshalb nicht unterschrieben". Dieser Zusatz entfällt natürlich, wenn Sie Ihre Unterschrift eingescannt haben.
  7. Vermeiden Sie aufwendige Logos und Graustufen beim Faxversand. Das alles verlängert die Übertragungszeit.
  8. Geben Sie immer Ihre eigene Faxnummer mit an. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihre Faxnummer in der Faxkennung deutlich zu lesen ist.
  9. Achten Sie darauf, dass beim Faxempfang oft oben eine Empfangszeile aufgedruckt wird. Positionieren Sie also Text, auch handschriftliche Ergänzungen, niemals ganz am Rand.
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