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Wie Sie eine Bitte um Zahlungsaufschub nicht formulieren sollten

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Von Astrid Engel,

Das geht momentan vielen Unternehmen so: Sie müssen ihre Lieferanten um Zahlungsaufschub bitten. Wichtig ist allerdings, wie Sie Ihre Bitte um Zahlungsaufschub formulieren.

Das geht momentan vielen Unternehmen so: Sie können ihre Lieferanten erst verspätet bezahlen. Wenn Sie auch in dieser Situation sind, kann eine Bitte um Zahlungsaufschub die Situation vorerst entschärfen. Wichtig ist allerdings, wie Sie Ihre Bitte um Zahlungsaufschub formulieren.

Nicht zu leger formulieren

Auf keinen Fall sollten Sie eine Bitte um Zahlungsaufschub zu leger formulieren.

So nicht:

Seien Sie unbesorgt: Wir haben genügend Aufträge in der Pipeline.

"Aufträge in der Pipeline haben" liest sich zu flapsig und ist dem Ernst der Lage nicht angemessen.

Nicht zu unterwürfig formulieren

Aber zu unterwürfig sollte eine Bitte um Zahlungsaufschub genauso wenig klingen.

So nicht:

Es ist uns unangenehm, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir stark unter der Auftragsflaute in unserer Branche leiden. Unsere Liquidität reicht momentan nicht ganz aus, um Ihre Rechnung Nr. Fxt7009 zu bezahlen. Wir bitten um Entschuldigung und hoffen, dass Sie Verständnis für unsere Lage haben. Würden Sie so freundlich sein, uns bitte einen Zahlungsaufschub zu gewähren?

Ein Liquiditätsengpass kann vorkommen, besonders in Zeiten einer weltweiten Wirtschaftskrise. Es hilft Ihnen nicht weiter, wenn Sie hier auf die Tränendrüse drücken.

In der Bitte um Zahlungsaufschub keine Kunden anschwärzen!

So auch nicht:

Vielleicht haben Sie schon in der Zeitung gelesen, dass die Motorenwerke Behrens ein Drittel ihrer Stellen abbauen. Weil wir gegenüber Behrens noch Außenstände in Höhe von über 100.000 Euro haben, können wir Ihre Rechnung vom 23. Juni 20.. nicht fristgerecht bezahlen.

Hier schwärzen Sie einen Kunden als Alleinschuldigen an und nennen ihn auch noch beim Namen. Das liest sich wie eine Ausrede und kann das Vertrauen schädigen.

Besser so:

Sie werden sich erinnern, dass wir bereits mehrere Krisen gemeinsam und gut überstanden haben. Sie würden uns momentan sehr helfen, wenn Sie uns die Rechnung Nr. 3490B bis zum 8. August stunden könnten. Wir hoffen, dass Sie uns entgegenkommen können, und sagen schon einmal im Voraus Danke.

Eine Erinnerung an bereits erfolgreich gemeisterte schwierige Zeiten ist ein überzeugendes Argument. Diese Bitte um Zahlungsaufschub liest sich partnerschaftlich, glaubhaft und optimistisch.

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Als Neukunde eine Bitte um Zahlungsaufschub formulieren

Wenn Sie ein Neukunde sind, können Sie folgendermaßen formulieren:

Natürlich sind wir uns bewusst, dass eine Bitte um Zahlungsaufschub eine schlechte Nachricht ist - besonders dann, wenn ein Neukunde sie vorbringt. Sie werden den Betrag spätestens am 31. August auf Ihrem Konto haben. Dieses "gute Ende" unserer Bitte sagen wir Ihnen fest zu, denn wir wollen weiter mit Ihnen zusammenarbeiten.

Konkret formulieren

Vermeiden Sie schwammige und vage Formulierungen - das macht argwöhnisch. Wählen Sie konkrete und möglichst optimistische Botschaften.

So nicht:

Weil mehrere unserer Kunden nicht pünktlich bezahlt haben, sehen wir uns jetzt gezwungen, Sie um Zahlungsaufschub bis zum 1. August zu bitten. Bis dahin sind wir bestimmt wieder liquide.

Der aufmerksame Leser wird sich hier sofort fragen: "Und was ist, wenn die Kunden auch bis zum 1. August nicht bezahlen?"

Besser so:

Dürfen wir bis zum 1. August bezahlen? Bis dahin rechnen wir fest mit zahlreichen Zahlungseingängen, die unsere Liquidität wieder voll herstellen. Soeben hat ein Versandhaus aus Brasilien eine größere Zahlung bei seiner Bank angewiesen. Bis der Betrag unserem Konto gutgeschrieben ist, müssen wir uns einige Tage gedulden. Aber allein schon durch diesen Zahlungseingang ist Ihre Rechnung bezahlt.

Hier zeigen Sie, dass Sie mit konkreten Zahlen rechnen. Sie reden nicht nebulös von Zahlungseingängen, die vielleicht gar nicht erfolgen.

Tipp: Bei einer Bitte um Zahlungsaufschub dürfen Sie ruhig einmal einen Konjunktiv verwenden, auch wenn Sie das sonst vermeiden sollten. Formulieren Sie mit "können", "dürfen" und "bitte". Das wirkt höflich und passt zu der vertraulichen Anfrage. Aber übertreiben Sie nicht.

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