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Wie Sie eine fehlerhafte Rechnung korrigieren

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Von Astrid Engel,

Wenn Sie Waren verkaufen oder eine Dienstleistung erbringen, stellen Sie in aller Regel eine Rechnung dafür aus. Ist Ihr Kunde selbst Unternehmer, sind Sie dazu sogar verpflichtet. Dann benötigt er die Rechnung um sich die ausgewiesene Umsatzsteuer als so genannte Vorsteuer vom Finanzamt erstatten zu lassen. Das ist nur mit einer korrekten Rechnung möglich.

Es kommt aber immer wieder vor, dass Rechnungen falsch sind. Auch Ihnen wird das früher oder später passieren. Dann müssen Sie eventuell die Rechnung korrigieren. Unterscheiden Sie dabei zwischen 2 Fällen:

  • Sie haben z. B. eine Pflichtangabe auf der Rechnung vergessen oder sich dabei vertippt.
  • Der Kunde zahlt im Nachhinein nicht den vollen Rechnungsbetrag, z. B. weil er etwas reklamiert oder Sie nachträglich Rabatt gewähren.

Rechnung korrigieren bei fehlenden oder falschen Pflichtangaben

Tippfehler schleichen sich schnell ein. Werden die Angaben in der Rechnung dadurch lediglich ungenau (z. B. Name verfälscht), kann der Kunde aber trotzdem die Vorsteuer geltend machen. Wichtig ist nur, dass die am Geschäft beteiligten Unternehmer sowie die Leistung und alle anderen Pflichtangaben eindeutig identifiziert werden können (A 192 Abs. 4 Umsatzsteuerrichtlinien).

Sind dagegen Angaben in der Rechnung falsch, darf der Kunde keine Vorsteuer ziehen. Das ist z. B. der Fall bei Rechenfehlern, falscher Angabe des Entgelts, des Steuersatzes oder -betrags. Reklamiert der Kunde einen solchen Fehler, sollten Sie Ihre Rechnung korrigieren. Dazu müssen Sie keine ganz neue Rechnung ausstellen. Es genügt, wenn Sie dem Kunden ein neues Schreiben ausdrucken, in dem Sie fehlende oder falsche Angaben richtig stellen.

Wichtig: Dieses Dokument muss allerdings eindeutig der Ursprungsrechnung zuzuordnen sein. Geben Sie dazu am besten deren Rechnungsnummer an. Beispiel: Wenn Sie in der Ursprungsrechnung vergessen haben, den Steuersatz anzugeben, können Sie durch ein solches Schreiben die Rechnung korrigieren: „Die in der Rechnung vom … mit der Rechnungsnummer … genannte Leistung unterliegt mit einem Steuersatz von 19 % der Umsatzsteuer.“

Stimmt der Rechnungsbetrag nicht? Rechnung korrigieren reicht nicht aus

Kürzen Sie beispielsweise einen Rechnungsbetrag im Nachhinein, sollten Sie die alte Rechnung sofort stornieren und eine neue ausstellen, denn sonst müssen Sie zu viel Umsatzsteuer zahlen. Grund: Die Umsatzsteuer wird in der Regel auf den in der Rechnung ausgewiesenen Betrag berechnet und nicht auf den Betrag, den Sie vom Kunden erhalten.

Auf der neuen Rechnung müssen Sie auch eine neue Rechnungsnummer angeben. Zusätzlich schreiben Sie in der Betreffzeile, welche Rechnung Sie damit aufheben. Beispiel: „Rechnung Nr. …“ (neue Rechnungsnummer) – „Berichtigung der Rechnung Nr. …“ (Rechnungsnummer der aufgehobenen Rechnung) „vom … (Datum).“

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