Pflichtangaben oder freiwillige Angaben? Das gehört in Ihre Geschäftsbriefe

Handels- und Gewerberecht schreiben verschiedene Pflichtangaben für Geschäftsbriefe vor, die die Information von Geschäftspartnern sicherstellen sollen. Bevor Sie Geschäfte abschließen, wollen Sie schließlich wissen, mit wem bzw. mit welchem Unternehmen Sie es zu tun haben. Dasselbe Interesse haben natürlich auch Ihre Geschäftspartner.

Halten Sie die Vorschriften für Geschäftsbriefe nicht ein, drohen Bußgelder bis zu 5.000 Euro oder Abmahnungen. Außerdem gelten für Sie strengere Haftungsmaßstäbe, wenn Sie Kleingewerbetreibender sind, sich aber als Kaufmann ausgeben.

Welche Schreiben Geschäftsbriefe sind

Alle Schreiben, die Sie an bestimmte Empfänger außerhalb Ihres Unternehmens schicken, sind Geschäftsbriefe. Dazu gehören z. B. Rechnungen, Angebote, Mahnungen etc. Wenn Sie Geschäftsbriefe erstmals an Kunden, Lieferanten oder sonstige Geschäftspartner schicken, müssen die Pflichtangaben darin genannt werden. Das gilt auch für E-Mails!

Diese Pflichtangaben gelten für Geschäftsbriefe

Wie umfangreich die Pflichtangaben sind, hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder nicht.

Pflichtangaben ohne Handelsregistereintrag

Ohne Handelsregistereintrag müssen Ihre Geschäftsbriefe lediglich

• eine Adresse,
• Ihren Nachnamen und
• einen ausgeschriebenen Vornamen abdruckt enthalten.

Sind mehrere Personen am Unternehmen beteiligt, müssen auch die genannt werden (§ 15 b Gewerbeordnung). Handelt es sich um eine Partnerschaft, genügt der Name eines Beteiligten mit dem Zusatz „Partnerschaft“ (§ 2 Partnerschaftsgesetz).

Ergänzen dürfen Sie den bzw. die Namen um eine neutrale Branchenbezeichnung oder Tätigkeitsangabe wie z. B. Hausmeisterservice oder Schreibbüro. Es sollte allerdings nicht der Eindruck entstehen, Ihr Unternehmen wäre im Handelsregister eingetragen, z. B. weil Sie das Kürzel e. K. (eingetragener Kaufmann) verwenden. Dann gelten für Sie automatisch die strengen Vorschriften des Handelsgesetzbuchs.

Pflichtangaben mit Handelsregistereintrag

Für Unternehmen mit Handelsregistereintrag sind die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe umfangreicher (§ 37 a Handelsgesetzbuch):

• Firma
• Sitz des Betriebs
• zuständiges Registergericht
• Nummer, unter der das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist
• Firma statt Vor- und Nachname

Die Firma ist der Name, unter dem ein im Handelsregister eingetragenes Unternehmen Geschäfte betreibt und Unterschriften abgibt (§ 17 Abs. 1 Handelsgesetzbuch). Das darf auch eine Fantasiebezeichnung sein. Über das Handelsregister ist es einfach, den bürgerlichen Namen des Inhabers herauszufinden. Handelsregister-Einträge sind im Internet unter www.unternehmensregister.de und www.handelsregister.de veröffentlicht.

Zusätzliche Pflichtangaben auf Ihren Rechnungen

Neben den generellen Pflichtangaben für Geschäftsbriefe müssen Sie als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer auf Rechnungen weitere Angaben machen (§ 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz).

Diese freiwilligen Angaben erleichtern die Zusammenarbeit

Darüber hinaus ist es sinnvoll, alle nötigen Angaben zu machen, die Ihnen und Ihren Geschäftspartnern die Zusammenarbeit erleichtern. Ihre Geschäftsbriefe sollten unbedingt enthalten:

• Die vollständige Anschrift Ihres Unternehmens,
• Telefon- und Faxnummer unter der Sie erreichbar sind,
• E-Mail und Internet-Adresse (soweit vorhanden),
• die Bankverbindung, damit Kunden Rechnungen einfacher zahlen können,
• Ihr Logo bzw. Slogan, um ein einheitliches Unternehmensbild zu präsentieren und Geschäftspartnern die Wiedererkennung zu erleichtern,
• das Rechnungsdatum und das Zahlungsziel, damit es darüber keine Zweifel gibt.