Gerade für Geschäfts-E-Mails gilt: Korrektheit und Stil sind ein absolutes Muss. Lesen Sie hier, welche Regeln Sie in Geschäfts-E-Mails unbedingt beachten sollten.
Tipp 1: Keine Geschäfts-E-Mail ohne aussagekräftige Betreffzeile
Ein Betreff gehört zu jeder Geschäfts-E-Mail. Die Betreffzeile entscheidet, ob Ihre Nachricht überhaupt gelesen wird. Bei der heutigen Informationsflut ist eine aussagekräftige Betreffzeile absolut wichtig. Sie sollte möglichst informativ sein, und eine knappe Inhaltsangabe Ihres E-Mail-Textes liefern. Geschäfts-E-Mails ohne Betreff erwecken leicht den Eindruck, sie wären unwichtig und vernachlässigbar.
Tipp 2: Eine Signatur gehört in jede Geschäfts-E-Mail
Geschäfts-E-Mails ohne Signatur, also ohne vollständige Kontaktdaten, sind absolut unhöflich. Der Empfänger will oder soll Sie telefonisch erreichen können, ohne dafür erst die Auskunft anzurufen. Achten Sie auf eine übersichtliche Anordnung: Name, gegebenenfalls Berufstitel, Postanschrift, Telefonnummer, Faxnummer und eventuell Handynummer. Die Internetadresse und Ihre E-Mail gehören ebenso dazu, auch wenn sie bereits in der Absenderzeile zu finden sind.
Tipp 3: Denken Sie an die Pflichtangaben für Geschäfts-E-Mails
In Geschäfts-E-Mails gehören seit dem 1. Januar 2007 von Gesetzes wegen alle Pflichtangaben, die auch auf dem Briefbogen des Absenders vorgeschrieben sind. Das bestimmt das Gesetz über elektronische <link glossar begriff _blank>Handelsregister (EHUG). Welche Angaben das sind, hängt von der Rechtsform Ihres Unternehmens ab (Einzelfirma, GmbH, AG, Genossenschaft, Praxis oder Kanzlei). In der Regel sind dies
- Firmenname,
- Rechtsform,
- Adresse,
- Kontaktdaten, gegebenenfalls auch Handelsregisternummer, zuständiges Registergericht und rechtliche Vertreter.
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Tipp 4: Geschäfts-E-Mails per "Einschreiben" verschicken? Lieber nicht
Empfangsbestätigungen geben Auskunft, ob eine E-Mail gelesen wurde. Gehen Sie mit Lesebestätigungen vorsichtig um. Der Empfänger fühlt sich schnell kontrolliert oder belästigt, vor allem, wenn Ihre Nachricht für ihn nicht wichtig ist.
