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5 Tipps für höfliche und stilvolle Geschäfts-E-Mails

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Von Astrid Engel,

Gerade für Geschäfts-E-Mails gilt: Korrektheit und Stil sind ein absolutes Muss. Lesen Sie hier, welche Regeln Sie in Geschäfts-E-Mails unbedingt beachten sollten.

Tipp 1: Keine Geschäfts-E-Mail ohne aussagekräftige Betreffzeile

Ein Betreff gehört zu jeder Geschäfts-E-Mail. Die Betreffzeile entscheidet, ob Ihre Nachricht überhaupt gelesen wird. Bei der heutigen Informationsflut ist eine aussagekräftige Betreffzeile absolut wichtig. Sie sollte möglichst informativ sein, und eine knappe Inhaltsangabe Ihres E-Mail-Textes liefern. Geschäfts-E-Mails ohne Betreff erwecken leicht den Eindruck, sie wären unwichtig und vernachlässigbar.

Tipp 2: Eine Signatur gehört in jede Geschäfts-E-Mail

Geschäfts-E-Mails ohne Signatur, also ohne vollständige Kontaktdaten, sind absolut unhöflich. Der Empfänger will oder soll Sie telefonisch erreichen können, ohne dafür erst die Auskunft anzurufen. Achten Sie auf eine übersichtliche Anordnung: Name, gegebenenfalls Berufstitel, Postanschrift, Telefonnummer, Faxnummer und eventuell Handynummer. Die Internetadresse und Ihre E-Mail gehören ebenso dazu, auch wenn sie bereits in der Absenderzeile zu finden sind.

Tipp 3: Denken Sie an die Pflichtangaben für Geschäfts-E-Mails

In Geschäfts-E-Mails gehören seit dem 1. Januar 2007 von Gesetzes wegen alle Pflichtangaben, die auch auf dem Briefbogen des Absenders vorgeschrieben sind. Das bestimmt das Gesetz über elektronische Handelsregister (EHUG). Welche Angaben das sind, hängt von der Rechtsform Ihres Unternehmens ab (Einzelfirma, GmbH, AG, Genossenschaft, Praxis oder Kanzlei). In der Regel sind dies

  • Firmenname,
  • Rechtsform,
  • Adresse,
  • Kontaktdaten, gegebenenfalls auch Handelsregisternummer, zuständiges Registergericht und rechtliche Vertreter.

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Tipp 4: Geschäfts-E-Mails per "Einschreiben" verschicken? Lieber nicht

Empfangsbestätigungen geben Auskunft, ob eine E-Mail gelesen wurde. Gehen Sie mit Lesebestätigungen vorsichtig um. Der Empfänger fühlt sich schnell kontrolliert oder belästigt, vor allem, wenn Ihre Nachricht für ihn nicht wichtig ist.

Tipp 5: Nur wirklich wichtige Geschäfts-E-Mails als "Dringlich"  kennzeichnen

In E-Mail-Programmen wie Outlook oder Lotus Notes können Sie eine E-Mail vor dem Versand mit einem Ausrufezeichen kennzeichnen. Dieses Ausrufezeichen erscheint beim Empfänger im Posteingang und soll ihn auf eine besonders wichtige Nachricht aufmerksam machen. Einige E-Mail-Versender gehen leider etwas großzügig mit der Vergabe der Ausrufezeichen um und kennzeichnen selbst Werbe-E-Mails mit einer hohen Priorität. Verständlich, dass das den Empfänger verärgert. Nicht dringende Geschäfts-E-Mails als dringend zu markieren ist unhöflich. Gehen Sie deshalb bitte sparsam und sorgsam mit der Dringlichkeitsfunktion um.

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