Es kommt immer häufiger vor: Firmen erhalten von ihren Mitbewerbern Abmahnungen, weil Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails fehlen.
Dass bestimmte Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen ein Muss sind, ist Ihnen schon lange bekannt. Die Regelung, dass dies auch für E-Mails gilt, hat dazu geführt, dass einige Firmen versuchen, aufgrund von fehlenden Angaben ihren Konkurrenten eins auszuwischen.
Doch diese Abmahnungen sind nicht wirksam. Fehlt auf Ihrer geschäftlichen E-Mail eine Pflichtangabe aus § 15b Gewerbeordnung (für gewerbliche Unternehmen ohne Handelsregistereintrag) bzw. § 37a Handelsgesetzbuch (für Unternehmen mit Handelsregistereintrag), wie zum Beispiel Ihr Name, rechtfertigt das keine wettbewerbsrechtliche Abmahnung gegen Sie. Laut Urteil des Oberlandesgerichts Brandenburg vom 10.07.2007 (Az: 6 U 12/07) beeinflusst das Fehlen von Informationen auf Geschäftsbriefen und damit auch geschäftlichen E-Mails den Wettbewerb nur gering. Abmahnungen von Mitbewerbern sind in einem solchen Fall nicht angemessen und damit unwirksam.
Aber: Wenn Sie Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails vernachlässigen, kann das Ordnungsamt eingreifen. Ihrem Unternehmen drohen dann Ordnungs- und Zwangsgelder bis zu 5.000 Euro.
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Checkliste: Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails
Unternehmen ohne Handelsregistereintrag
- Bei Kleingewerbetreibenden, GbRs oder Freiberuflern: Haben Sie mindestens einen Vornamen und alle Nachnamen der Gesellschafter aufgeführt?
- Bei PartGs: Haben Sie den Vor- und Nachnamen eines Partners und die Ergänzung "& Partner" aufgeführt?
- Haben Sie sichergestellt, dass Sie nicht den Namen eines unbeteiligten Dritten benutzen?
- Haben Sie auf den überflüssigen und sogar irreführenden Zusatz "Inhaber" verzichtet?
Unternehmen mit Handelsregistereintrag
- Taucht der vollständige Firmenname in der E-Mail-Signatur auf?
- Haben Sie sichergestellt, dass der Firmenname keine unaussprechbaren Sonderzeichen (zum Beispiel "@") enthält?
- Haben Sie sichergestellt, dass der Firmenname nicht irreführend ist?
- Haben Sie sichergestellt, dass der Firmenname keine Allgemeinbezeichnung ohne Unterscheidungskraft ist?
- Haben Sie sichergestellt, dass kein Personeneigenname im Firmennamen vorkommt, der die Persönlichkeitsrechte Dritter verletzt?
- Haben Sie die Rechtsform Ihrer Firma aufgeführt?
- Haben Sie den Firmensitz aufgeführt?
- Sind das Registergericht und die Handelsregisternummer aufgeführt?
- Bei einer GmbH: Haben Sie zusätzlich alle Geschäftsführer und den Vorsitzenden des Aufsichtsrats (wenn vorhanden) mit Vor- und Nachnamen aufgelistet?
- Bei einer GmbH & Co. KG: Haben Sie hier zusätzlich alle Pflichtangaben der GmbH gemacht?
- Bei einer AG: Haben Sie alle Vorstandsmitglieder und den Vorstandsvorsitzenden mit Vor- und Nachnamen aufgeführt?
