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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Absagen mit Stil

 

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So lehnen Sie ein Angebot oder Ersuchen stilvoll ab

 

 

Liebe Leserin, lieber Leser,

 

den meisten Menschen fällt es nicht leicht, eine Absage zu formulieren. „Nein“ zu sagen ist immer schwierig – und erst recht, wenn die Gefahr besteht, dass der Empfänger oder die Empfängerin enttäuscht, verletzt oder beleidigt sein könnte. Leider gehören Absagen aber zum Sekretariatsalltag. Denn Chefs können schließlich nicht allen Einladungen folgen, nicht alle Termine wahrnehmen, nicht alle Bewerber einstellen, nicht alle Bettelbriefe mit einer Spende beantworten und nicht alle geplanten Veranstaltungen durchführen.<br/><br/>

Damit sich dennoch niemand vor den Kopf gestoßen fühlt, empfiehlt es sich, eine Absage stets diplomatisch und einfühlsam zu formulieren. 

 

 

Die Gretchenfrage bei einer Absage lautet immer: Schriftlich oder mündlich? Für mich ist es zunächst immer entscheidend, welche Antwortmöglichkeit vorgesehen ist. Oft ist ein Anmeldebogen beigefügt, den man ausfüllen und zurücksenden soll. Ich werde aber auch öfter gefragt, warum man sich überhaupt die Arbeit machen muss, den Antwortbogen trotz Absage zurückzuschicken? Ganz einfach: Wenn Sie auf dem Antwortbogen die Option „Nein, ich nehme nicht teil“ ankreuzen, bekommt der Empfänger das Signal, dass Sie durchaus Interesse an weiteren Veranstaltungen dieser Art haben. Sonst hätten Sie die Einladung ja überhaupt nicht gelesen und würden sich wahrscheinlich auch nicht die Arbeit mit der Antwort machen. Er wird Ihre Adresse also weiterhin auf seinem Einladungsverteiler lassen.<br/><br/>Kleiner Tipp: Ergänzen Sie im Antwortbogen handschriftlich ein paar Zeilen. Dadurch geben Sie selbst einer Standardabsage eine persönliche Note. Ein eingefügtes „leider“ ist einfach nett. Musterformulierungen für so einen handschriftlichen Vermerk finden Sie jetzt im Großen Knigge.<br/><br/>Grundsätzlich gilt: Die Schriftform ist immer dann angebracht, wenn ein Anlass vergleichsweise wichtig ist, es Ihnen oder Ihrem Chef aber dennoch unmöglich ist teilzunehmen beziehungsweise zuzusagen. Hier sollten Sie sich nicht mit einer mündlichen Absage oder einer formlosen E-Mail begnügen. Ein Brief ist in diesem Fall die stilvollere Art und Weise zu reagieren. Wie Sie Ihre Absage in derartigen Fällen formulieren können, lesen Sie hier ...

 

 

Sarah Kammberg<br/>Chefredakteurin

 

PS: Bestimmte Fragen tauchen im Zusammenhang mit Absagen immer wieder auf, und es wimmelt von Fallen, Fettnäpfchen und Zweifelsfällen. Lesen Sie jetzt im Großen Knigge, gegen welche Knigge-Regeln Sie nicht verstoßen sollten und welche längst veraltet sind. Im Beitrag „Absagen: 10 Möglichkeiten, ein Angebot oder Ersuchen stilvoll abzulehnen“ finden Sie außerdem die 3 Bausteine für eine stilvolle Absage.

 

 

 

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