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Achtung, Steuerfalle, wenn Sie papierlose Rechnungen akzeptieren!

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Von Astrid Engel,

Papierlose Rechnungen ohne qualifizierte elektronische Signatur lässt das Finanzamt nicht zu. Und Rechnungen per Fax akzeptiert das Finanzamt nur, sofern sie nicht von einem Faxserver (Computer) aus geschickt wurden.

Lassen Sie sich als Unternehmer auf keinen Fall auf das Angebot diverser Telefon-, Mobilfunk- und Internetanbieter ein, Ihnen papierlose Rechnungen zu übermitteln. Zwar belohnen viele Anbieter den Umstieg auf papierlose Rechnungen mit einer Gutschrift.

Als Unternehmer zahlen Sie dennoch drauf, weil Sie dann kein Recht auf Vorsteuerabzug mehr haben. Denn papierlose Rechnungen ohne qualifizierte elektronische Signatur lässt das Finanzamt nicht zu. Und Rechnungen per Fax akzeptiert das Finanzamt nur, sofern sie nicht von einem Faxserver (Computer) aus geschickt wurden.

Fordern Sie eine Rechnung per Post. Nur dann können Sie bedenkenlos die gezahlte Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen (und natürlich dann, wenn Sie sicher mit einer elektronischen Signatur umgehen können).

Mustertexte: Papierlose Rechnungen ablehnen

Fall 1: Sie haben sich auf "Rechnung online" (mit elektronischer Signatur) eingelassen.

Zum 1. Jan. 20.. stieg ich auf Ihr Angebot "Rechnung online" um. Was ich damals nicht wusste, aber jetzt erfahren habe: Das Finanzamt lässt den Vorsteuerabzug aus solchen Rechnungen nicht zu. Da ich keine Software habe, mit der ich eine qualifizierte elektronische Signatur lesen kann, bitte ich Sie, mir die Rechnungen Nr. ... bis ... noch einmal auf Papier auszustellen und mir meine Rechnungen künftig wieder per Post zu schicken.

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Fall 2: Ein Geschäftspartner schickt Ihnen seine Rechnung per Fax.

Grundsätzlich sind Rechnungen per Fax zwar erlaubt, aber unser Unternehmen ist als Rechnungsempfänger dem Finanzamt den Nachweis schuldig, dass sie nicht von einem Faxserver aus gesendet wurden.

Deshalb akzeptieren wir grundsätzlich keine Faxrechnungen mehr. Wir bitten Sie, uns Ihre Rechnung Nr. ... noch einmal per Post zuzusenden.

Fall 3: Sie erhalten papierlose Rechnungen im PDF-Format per E-Mail

Ein freundliches Hallo an das Serviceteam von Internet-Sofort,

seit drei Monaten bin ich als selbstständige Grafikerin Kundin Ihres Internetdienstes (Kundennummer: XYZ 12345) und Ihren Service finde ich prima! Nur eines bereitet mir Probleme: die Tatsache, dass Sie mir papierlose Rechnungen per E-Mail senden. Solche Rechnungen akzeptiert das Finanzamt nicht.

Bitte schicken Sie mir Ihre letzte Rechnung (Nr. 2345/20..) und alle künftigen Rechnungen per Post an meine unten stehende Geschäftsadresse.

Die Kosten für Papierausdruck, Umschlag und Porto übernehme ich gern, sofern Sie auch dies als Posten auf der Rechnung aufführen.

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