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Bei Fehlern richtig verhalten: Rechnung neu ausstellen oder korrigieren?

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Von Astrid Engel,

Normalerweise stellen Sie als Unternehmer eine Rechnung aus, wenn Sie Waren verkaufen oder eine Dienstleistung erbringen. Ist Ihr Kunde selbst Unternehmer, sind Sie dazu sogar verpflichtet.

Normalerweise stellen Sie als Unternehmer eine Rechnung aus, wenn Sie Waren verkaufen oder eine Dienstleistung erbringen. Ist Ihr Kunde selbst Unternehmer, sind Sie dazu sogar verpflichtet.

Er benötigt Ihre Rechnung, um sich die ausgewiesene Umsatzsteuer als so genannte Vorsteuer vom Finanzamt erstatten zu lassen. Dazu muss die Rechnung aber strengen Formvorschriften genügen.

Es kommt immer wieder vor, dass Rechnungen nicht korrekt sind. Auch Ihnen wird das früher oder später passieren. Dann müssen Sie die Rechnung eventuell korrigieren oder sogar eine Rechnung neu ausstellen. Unterscheiden Sie dabei zwischen 2 Fällen:

1. Sie haben beispielsweise eine Pflichtangabe auf der Rechnung vergessen oder sich vertippt.

2. Der Kunde zahlt im Nachhinein nicht den vollen Rechnungsbetrag, zum Beispiel weil er etwas reklamiert hat oder Sie nachträglich Rabatt gewähren.


Wann Sie Ihre Rechnung nicht neu ausstellen müssen

Ein Tippfehler schleicht sich schnell ein. Wenn die Angaben in der Rechnung dadurch lediglich ungenau werden (Name verfälscht o. ä.), kann der Kunde trotzdem die Vorsteuer geltend machen. Wichtig ist nur, dass alle am Geschäft beteiligten Unternehmer, die Leistung und alle anderen Pflichtangaben eindeutig identifiziert werden können (A 192 Abs. 4 Umsatzsteuerrichtlinien).

Anders bei falschen Angaben. Dann darf der Kunde keine Vorsteuer ziehen. Das ist etwa bei Rechenfehlern, einer falschen Angabe des Entgelts, des Steuersatzes oder Steuerbetrages der Fall. Reklamiert Ihr Kunde einen solchen Fehler in Ihrer Rechnung, sollten Sie sie berichtigen.

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Dazu müssen Sie die Rechnung nicht neu ausstellen. Drucken Sie dem Kunden ein neues Dokument aus, in dem Sie fehlende oder falsche Angaben richtig stellen. Das genügt.

Wichtig: Dieses Dokument muss der Ursprungsrechnung eindeutig zuzuordnen sein. Geben Sie in der Korrektur am besten die Rechnungsnummer der Ursprungsrechnung an.

Beispiel: Sie haben in der Ursprungsrechnung vergessen, den Steuersatz anzugeben. Dann genügt ein Schreiben mit folgendem Hinweis: "Die in der Rechnung vom ... mit der Rechnungsnummer ... genannte Leistung unterliegt mit einem Steuersatz von 19 % der Umsatzsteuer."


Sie ändern den Rechnungsbetrag: Rechnung neu ausstellen

Nicht alle Fehler lassen sich so leicht berichtigen. Kürzen Sie etwa einen Rechnungsbetrag im Nachhinein, sollten Sie die alte Rechnung sofort stornieren und Ihre Rechnung neu ausstellen. Anderenfalls müssten Sie zu viel Umsatzsteuer zahlen. Grund: Die Umsatzsteuer wird auf den Betrag laut Rechnung ermittelt und nicht auf den Betrag, den Sie vom Kunden erhalten.

Die neue Rechnung muss auch eine Nummer erhalten. Zusätzlich schreiben Sie in der Betreffzeile, welche Rechnung Sie damit aufheben. Beispiel: "Rechnung Nr. ..." (Rechnungsnummer) - "Berichtigung der Rechnung Nr. ..." (Rechnungsnummer der aufgehobenen Rechnung) "vom ... (Datum)."

Tipp: Sind Sie Freiberufler oder nehmen Sie jährlich höchstens 250.000 Euro (West) bzw. 500.000 Euro (Ost) ein? Dann beantragen Sie beim Finanzamt die "Ist-Besteuerung". Umsatzsteuer zahlen Sie dann nur auf tatsächlich erhaltene Beträge. Damit sind Storno-Rechnungen überflüssig.

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