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Betriebsausgabenabzug: Welche Rechnungen als Beleg möglich sind

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Von Astrid Engel,

Eingehende Rechnungen sind Ihr Beleg für den Betriebsausgabenabzug. Hieran hat der Gesetzgeber keine besonderen formellen Vorschriften geknüpft. Sie müssen mit Ihren Eingangsrechnungen lediglich glaubhaft machen, dass Sie Geld für Ihren Betrieb ausgegeben haben.

Eingehende Rechnungen sind Ihr Beleg für den Betriebsausgabenabzug. Hieran hat der Gesetzgeber keine besonderen formellen Vorschriften geknüpft. Sie müssen mit Ihren Eingangsrechnungen lediglich glaubhaft machen, dass Sie Geld für Ihren Betrieb ausgegeben haben.

Betriebsausgabenabzug mit fremdadressierten Rechnungen

Das kann Ihnen auch mit Rechnungen gelingen, die an jemand anderes adressiert sind:

Beispiel: Fremdadressierte Rechnungen

Handwerker Huber bezieht eine Bohrmaschine über seinen Freund Müller, der in einer Bohrmaschinenfabrik arbeitet und deshalb Werksangehörigen-Rabatt erhält. Die Rechnung ist an Müller adressiert.

Gleichwohl kann Huber den Betriebsausgabenabzug geltend machen, wenn er

  • die Zahlung nachweisen kann, z. B. über seinen Kontoauszug, und
  • glaubhaft machen kann, dass er die Maschine bekommen hat.

Beachten Sie: Den Vorsteuerabzug kann er jedoch nicht geltend machen - das ist nur bei Rechnungen möglich, die an ihn adressiert sind.

Betriebsausgabenabzug bei Eigenbelegen

Betriebsausgaben, für die Sie keine Rechnung bekommen, können Sie mittels Eigenbelegen geltend machen.

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Rechtsanwalt Ratsam parkt seinen Wagen bei Gerichtsterminen stets in einer Parkuhren-Zone. Er fertigt Eigenbelege an, auf denen er zum Beispiel notiert: "2.4.2009; 10 Uhr; 5 Euro in Parkuhr Pacellistraße 17 eingeworfen." Hier wird kein Finanzbeamter etwas einzuwenden haben, denn es ist allgemein bekannt, dass man für Parkuhr-Gebühren keine Rechnungen bekommen kann.

Eigenbelege richtig anwenden

Offizielle Formvorschriften für Eigenbelege gibt es nicht, Sie dürfen durchaus handschriftlich erstellt sein. Die folgenden Angaben müssen Ihren Eigenbelegen jedoch zu entnehmen sein:

  • Name und ggf. Anschrift des Lieferanten oder Dienstleisters
  • Anzahl und Bezeichnung der gekauften Waren bzw. Dienstleistungen
  • Termin der Lieferung bzw. Leistung sowie
  • der Rechnungsbetrag

Darunter setzen Sie Ihre Unterschrift. Damit bestätigen Sie die sachliche Richtigkeit und machen den Zettel zum offiziellen Geschäftsdokument.

Sofern eine solche Notlösung die Ausnahme bleibt oder wie im Parkuhren-Beispiel nachvollziehbar ist, wird sie von den Finanzbeamten üblicherweise anstandslos akzeptiert.

Wichtig: Auch hier müssen Sie auf die Erstattung der Vorsteuer verzichten. Dafür dürfen Sie aber ausnahmsweise den kompletten Brutto-Betrag als Betriebsausgabenabzug geltend machen.

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