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E-Mail-Kommunikation: Die 7 wichtigsten Tipps für Ihre elektronische Post

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Von Astrid Engel,

Die E-Mail-Kommunikation ist aus dem heutigen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Und sie bietet sowohl Sendern als auch Empfängern unschlagbare Vorteile: Nicht mehr störendes Telefonläuten reißt den Gesprächspartner aus einer wichtigen Tätigkeit heraus, sondern höchstens eine eingehende E-Mail - und die kann er dann beantworten, wenn es ihm passt.

Die E-Mail-Kommunikation ist aus dem heutigen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Und sie bietet sowohl Sendern als auch Empfängern unschlagbare Vorteile: Nicht mehr störendes Telefonläuten reißt den Gesprächspartner aus einer wichtigen Tätigkeit heraus, sondern höchstens eine eingehende E-Mail - und die kann er dann beantworten, wenn es ihm passt.

Fest steht jedoch, dass es wie beim Telefonieren zu Missverständnissen kommen kann, wenn die Nutzer der E-Mail-Kommunikation ihre Adressaten unbewusst vor den Kopf stoßen. Hier also die sieben wichtigsten Tipps, wie Sie bei Kunden, Dienstleistern, Mitarbeitern und Geschäftspartnern den richtigen Eindruck hinterlassen.


1. E-Mail-Eingang immer bestätigen

Es kostet Sie weder übermäßige Zeit noch Mühe, auf eine E-Mail kurz zu antworten und den Empfang zu bestätigen. Innerhalb von 24 Stunden sollte dies möglich sein. Sollten Sie nicht erreichbar sein, aktivieren Sie den Abwesenheitsassistenten Ihres E-Mail-Programms. Damit weiß der Absender zumindest, dass seine E-Mail den richtigen Empfänger erreicht hat.


2. Ehrlichkeit in der E-Mail-Kommunikation

Sehr beliebt ist die Ausrede, eine bestimmte E-Mail hätte ihren Empfänger nicht erreicht. Seien Sie besser ehrlich, denn derartige Fälle passieren in der Praxis außerordentlich selten. Bei falscher Mail-Adresse erhält der Sender normalerweise eine entsprechende Nachricht.


3. Wichtiges zusätzlich per Telefon

Wenn Sie beispielsweise einen wichtigen Geschäftstermin verschieben, ein Angebot einholen oder einem Kunden einen Kostenvoranschlag unterbreiten wollen, sollten Sie Ihre E-Mail per Telefonanruf vorher ankündigen. Oder Sie senden zunächst die E-Mail mit Ihrem Anliegen, kündigen darin Ihren Anruf an und greifen später zum Telefonhörer.


4. E-Mail-Kommunikation kurz und knapp

In der E-Mail-Kommunikation gilt wie für herkömmliche Geschäftsbriefe: Kommen Sie auf den Punkt und gliedern Sie Ihren Brief übersichtlich nach dem Motto: neuer Gedanke, neuer Absatz. Wenn Sie mehrere Punkte zu klären haben, sollten Sie überlegen, ob Sie diese in ein Word-Dokument schreiben und dieses an Ihre Mail anhängen. Der reine Texteditor vieler E-Mail-Programme erlaubt Ihnen keine Hervorhebungen, wie Sie sie in einer echten Textverarbeitung nutzen können.


5. Immer höflich bleiben

Schnell hingetippte Anweisungen ohne Anrede und Schlussformel klingen sehr barsch. Auch wenn Sie Mitarbeitern Aufgaben erteilen oder nach dem aktuellen Stand eines Vorgangs fragen, sollten Sie ein Mindestmaß an Höflichkeit walten lassen.

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Sollten Sie selbst solche E-Mails erhalten, nehmen Sie es dem Sender nicht zu übel. Atmen Sie erstmal tief durch, bevor Sie in einem beleidigten Ton zurückschlagen. Vielleicht war es ja nicht so gemeint.


6. Achten Sie auf die Form

Gleiches gilt auch für Grammatik und Rechtschreibung: Auch wenn sich die E-Mail-Kommunikation durch hohe Geschwindigkeit auszeichnet, heißt das noch nicht, dass Sie herumschlampen dürfen. E-Mails mit Fehlern und unvollständigen Sätzen können von den Empfängern als Faulheit gewertet oder sogar als Geringschätzung aufgefasst werden.


7. Verteiler überprüfen

Wenn Sie Kopien einer E-Mail versenden, sollten Sie sich überlegen, für wen die Mitteilung wirklich relevant ist. Ein Rundumschlag per "cc" verfehlt sein Ziel, weil Ihre folgenden Mails eventuell nicht mehr ernst genommen werden.

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