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Ein guter Brief - woran erkennt man ihn?

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Von Iris Schuler,

Haben Sie in letzter Zeit einen Brief bekommen, der Sie wirklich begeistert hat? Warum war das für Sie ein guter Brief? Einheitlich lässt sich dazu sicherlich keine Aussage treffen, warum der eine Brief als gut und ein anderer als schlecht empfunden wird. Aber einige Indizien gibt es schon.

Haben Sie in letzter Zeit einen Brief bekommen, der Sie wirklich begeistert hat? Warum war das für Sie ein guter Brief? Einheitlich lässt sich dazu sicherlich keine Aussage treffen, warum der eine Brief als gut und ein anderer als schlecht empfunden wird. Aber einige Indizien gibt es schon.

Ein guter Brief hat eine klare Botschaft

Ob es um einen Glückwunsch geht, um ein Angebot oder um einen Beschwerdebrief: Ein Brief ist dann gelungen, wenn seine Botschaft den Empfänger erreicht. Das können Sie meist erst an der Reaktion ablesen.

Beispiele: Hat die Botschaft Ihres Briefes den Empfänger erreicht?

Um welches Thema sich Ihr Brief auch immer drehen mag, ein Zeichen dafür, dass er gelungen ist, ist:

  • bei einem Glückwunsch, wenn sich ein Jubilar ehrlich freut,
  • bei einem Angebot, wenn der potenzielle Kunde einen positiven Eindruck von Ihnen gewinnt, oder
  • bei einer Beschwerde, wenn etwa ein Lieferant erkennt, warum Sie mit seiner Leistung nicht zufrieden waren und was er tun muss, damit Sie auch weiterhin bei ihm bestellen.

Ein guter Brief zeichnet sich durch stilvolle Sprache aus

Ein Empfänger wird es Ihnen mit Aufmerksamkeit und Wertschätzung danken, wenn Sie sich die Zeit nehmen, ihm Ihr Anliegen in einem sorgfältig formulierten Brief zu schildern.

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Bei der Frage, welchen Schreibstil ein guter Brief haben sollte, hilft ein Ausspruch des Philosophen Arthur Schopenhauer weiter: "Man gebrauche gewöhnliche Worte und sage ungewöhnliche Dinge."

Für einen guten Stil brauchen Sie nicht um ausgefallene Worte und Formulierungen zu ringen. Eine klare, schnörkellose Sprache ist meist schöner.

Ein guter Brief passt zum Verfasser

Ein guter Brief passt zu Ihnen als Verfasser oder Verfasserin und zu Ihrer Firma. Benutzen Sie Ihre eigenen Worte. Was Sie auch im Gespräch sagen würden, ist meist auch in der Korrespondenz nicht verkehrt. Achten Sie darauf, dass der Empfänger sich den Menschen vorstellen kann, der hinter der Botschaft steckt. Was zum Beispiel am Telefon ganz einfach klang, soll sich im Brief nicht wie ein umständlicher Vorgang lesen.

Negativbeispiel: Zu umständlich

"Bezugnehmend auf unser soeben geführtes Telefonat übersende ich Ihnen in der Anlage die gewünschten Unterlagen mit der Bitte um Kenntnisnahme."

Wird ein Empfänger nicht automatisch erschrecken, wenn er einen solchen Brief bekommt? "Um Gottes willen, das Finanzamt will etwas von mir!", wird er denken und den Brief erst einmal beiseite legen.

Dabei kommt das Schreiben gar nicht vom Finanzamt, sondern vom Kundenbetreuer eines Küchenstudios. Es enthält auch keine komplizierten Formulare, sondern das gewünschte Angebot, die Küche des Empfängers im mediterranen Stil einzurichten. Das wäre ein lukrativer Auftrag, wenn sich der Empfänger nur damit beschäftigen würde! Doch genau das verhindert der bürokratische Stil des Briefes. Wie also sollte unser Kundenbetreuer dem Interessenten schreiben? - Kurz, direkt und freundlich:

Positivbeispiel: So beginnt ein guter Brief

Sehr geehrter Herr Hoffmann, mediterranes Flair in Ihrer Küche - das finde ich eine tolle Idee! Selbstverständlich kann ich Ihnen dazu ein Angebot machen. Hier kommt es, und ich bin gespannt, was Sie dazu sagen!

Sie werden zugeben: Das klingt doch gleich viel netter!

Ein guter Brief geht auf den Empfänger ein

Das Briefeschreiben erscheint uns oft deshalb so schwierig, weil es sich dabei zunächst einmal um eine Ein-Weg- Kommunikation handelt. Sie sehen die Reaktion des Empfängers nicht sofort, sondern bekommen sie allenfalls verzögert mit. Machen Sie sich das klar: Ein Brief ist zuerst einmal eine einseitige Angelegenheit und eine ziemlich einsame obendrein. Das zu wissen ist wichtig, denn daraus entstehen die Schwierigkeiten beim Briefeschreiben.

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