Verwenden Sie "Sie" statt "Wir"
Das ist stilistisch schlecht. Und damit das nicht passiert, greifen viele Schreiber zu einem Trick: Der Satzbau wird einfach auf den Kopf gestellt.
Aus "Wir schicken Ihnen" wird dann "Heute schicken wir Ihnen". Und aus "Wir freuen uns" wird "Besonders freuen wir uns ...". Nun aber schreiben Sie das Prädikat vor dem Subjekt. Dadurch wirkt die Formulierung sehr distanziert.
Wechseln Sie die Perspektive
Testen Sie doch einmal eine andere Form der Ansprache. Statt davon zu sprechen, dass "wir" den Prospekt schicken, versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers.
Was bedeutet Ihre Aktion für ihn? Er erhält den Prospekt. Also formulieren Sie besser "Sie erhalten den Prospekt". Durch eine Sie-Ansprache bringen Sie Abwechslung in Ihren Briefstil und sprechen den Empfänger viel stärker an als mit ausschließlichen Wir-Formulierungen.
So einfach nehmen Sie den Standpunkt des Empfängers ein
Hier sind einige typische Formulierungen aus Geschäftsbriefen und jeweils eine auf die Sie-Ansprache "umgebaute" Version, an der Sie sich in Ihrer Korrespondenz orientieren können.
So nicht: Wir übersenden Ihnen in der Anlage unseren aktuellen Prospekt.
Besser so: Sie erhalten mit diesem Brief unseren aktuellen Prospekt.
So nicht: Wir können Ihnen diese Software sehr empfehlen.
Besser so: Diese Software wird Sie ohne Zweifel sofort überzeugen – garantiert.
Oder: Diese Software ist auf jeden Fall ideal für Sie.
So nicht: Wir bitten Sie, sich bei Rückfragen mit Frau Ilse Schröder in Verbindung zu setzen.
Besser so: Bitte rufen Sie bei Fragen Ilse Schröder unter der Telefonnummer 030 12345 an.
So nicht: Wir garantieren Ihnen eine schnelle Ausführung Ihres Auftrags.
Besser so: Sie können sich darauf verlassen, dass wir Ihren Auftrag schnell ausführen werden.
