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Erfolgreiches Forderungsmanagement mit der "einfachen" Rechnungsausgangsliste

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Von Astrid Engel,

Zeitnah Rechnungen schreiben, die Zahlungstermine überwachen und zügig mahnen - so sollte Ihr Forderungsmanagement aussehen. Aber wie können Sie das in der Praxis konkret umsetzen?Einfach und übersichtlich wird Ihr Forderungsmanagement, wenn Sie zusätzlich zu Ihrem Ordner für die Ausgangsrechnungen eine Rechnungsausgangsliste führen, die Sie laufend aktualisieren.Wenn Sie Einnahmen-Überschuss- Rechner sind, brauchen Sie ohnehin eine derartige Aufstellung. Als bilanzierender Betrieb führen Sie zwar eine offene Posten-Liste in der Buchhaltung. Die aber ist nie wirklich aktuell, weil sie nur monatlich erstellt wird. Deshalb profitieren Sie auch als Bilanzierer von der Rechnungsausgangsliste.

So erstellen Sie eine Rechnungsausgangsliste

Sie brauchen nur eine einfache Tabelle, in der Sie fortlaufend folgende Angaben zu Ihren Rechnungen eintragen:

  • Rechnungsnummer,
  • Kundenname,
  • Rechnungsdatum,
  • Rechnungsbetrag (brutto),
  • evtl. das Zahlungsziel; das benötigen Sie aber eigentlich nur, wenn Sie unterschiedliche Zahlungsziele in Ihren Rechnungen verwenden.

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So arbeiten Sie mit der Rechnungsausgangsliste

  • Legen Sie sich einen eigenen Ordner mit Kopien der Ausgangsrechnungen an.
  • Vorne in den Ordner legen Sie die - mindestens wöchentlich neu ausgedruckte Rechnungsausgangsliste. Dahinter sortieren Sie die Kopien der offenen Rechnungen ein. Ob Sie diese nach Rechnungsnummern oder nach Kundennamen sortieren, ist Geschmackssache.
  • Bei der - mindestens wöchentlichen - Kontrolle Ihrer Kontoauszüge entnehmen Sie die bezahlten Rechnungen aus dem Ordner und streichen den entsprechenden Posten vorne auf Ihrer Rechnungsausgangsliste durch.
  • Nach der Überprüfung der Kontoauszüge bleiben also nur noch die unbezahlten Rechnungen auf der Rechnungsausgangsliste.
  • Kontrollieren Sie diese auf Überschreitungen der Zahlungsziele und schicken Sie, falls nötig, Mahnschreiben raus. Oder noch wirksamer: Rufen Sie die säumigen Zahler an und erkundigen Sie sich freundlich, ob da vielleicht etwas übersehen wurde ...


Mit der einfachen Rechnungsausgangsliste schlagen Sie 3 Fliegen mit einer Klappe

  • Sie haben Ihre Forderungen mit wenig Aufwand im Griff,
  • machen mit Ihrem straff organiserten System auch noch einen guten Eindruck im Bankgespräch!
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