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Kennen Sie die Pflichtangaben für den E-Mail-Verkehr?

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Von Astrid Engel,

Bereits sein Januar 2007 gilt, dass auch E-Mails im geschäftlichen Verkehr den gleichen gesetzlichen Formvorschriften genügen müssen, wie Geschäftsbriefe in Papierform. Prüfen Sie deshalb zwischendurch immer wieder, ob Ihre elektronische Post (auch die Ihrer Mitarbeiter) alle Pflichtangaben für den E-Mail-Verkehr enthält.

Bereits sein Januar 2007 gilt, dass auch E-Mails im geschäftlichen Verkehr den gleichen gesetzlichen Formvorschriften genügen müssen, wie Geschäftsbriefe in Papierform. Prüfen Sie deshalb zwischendurch immer wieder, ob Ihre elektronische Post (auch die Ihrer Mitarbeiter) alle Pflichtangaben für den E-Mail-Verkehr enthält.

Für wen gelten die Pflichtangaben für den E-Mail-Verkehr?

  • Einzelkaufleute nach § 37a HGB
  • Personenhandelsgesellschaften wie beispielsweise OHG, KG und GmbH & Co.KG nach §§ 125a, 177a HGB
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung nach § 35a GmbHG
  • Aktiengesellschaften nach § 80 AktG
  • Partnerschaftsgesellschaften nach § 7 PartGG und § 125a HGB
  • Genossenschaften nach § 25a GenossenschaftsG


Nicht betroffen sind Freiberufler, Gesellschaften Bürgerlichen Rechts (GbR) und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind, für die sich aber ähnliche Pflichten aus anderen Vorschriften, etwa § 15b GewO ergeben können.

Mindest-Pflichtangaben für den E-Mail-Verkehr

1. Wer zur Einhaltung verpflichtet ist ...

... muss in seine E-Mails, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, mindestens folgende Angaben aufnehmen:

  • den vollständigen Firmennamen, so wie er im Handelsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister (Register) eingetragen ist
  • Rechtsformzusatz (GmbH, KG, Kommanditgesellschaft, OHG, AG, e.K.)
  • Sitz des Unternehmens (anzugeben ist der satzungsmäßige "Hauptsitz", auch wenn der Geschäftsbrief beispielsweise von einer Zweigniederlassung aus verschickt wird)
  • Registernummer (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)
  • Registergericht (des Unternehmens, nicht einer Zweigniederlassung)

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Zusätzliche Pflichtangaben für den E-Mail-Verkehr

2. GmbHs:

  • alle Geschäftsführer mit aus geschriebenem Vor- und Zunamen
  • Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden, falls es einen gibt.

3. AGs:

  • Vor- und Zunamen aller Vorstandsmitglieder. Der Vorstandsvorsitzende muss als solcher bezeichnet werden.
  • Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden

4. GmbH & Co. KG:

  • alle Angaben wie unter Punkt 1. und zwar sowohl für die Komplementär-GmbH als auch für die Kommanditgesellschaft
  • Die Komplementär-GmbH muss zusätzlich die Angaben nach Punkt 2. machen.

5. Genossenschaft:

  • Vor- und Zunamen aller Vorstandsmitglieder
  • Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden, falls es einen gibt

6. OHG

Bei einer OHG,bei der kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, sind noch die Vorgaben des § 125a Abs. 1 Satz 2 HGB zu beachten. Hier sind auch noch die Firmen der Gesellschafter anzugeben.

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