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Lohnt sich für Sie der Versand von Online-Rechnungen?

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Von Astrid Engel,

Mit Online-Rechnungen können Sie Hunderte Euro Porto im Jahr sparen. Denken Sie an die Telefongesellschaften. Von denen erhalten Sie fast ausnahmslos Online-Rechnungen im pdf-Format. Wenn Sie mehr als 300 Rechnungen im Jahr versenden, sollten Sie unbedingt darüber nachdenken, ebenfalls auf Online-Rechnungen umzusteigen, allein schon wegen der Portokosten. Und schon ab 165 € erhalten Sie die dafür erforderliche technische Mindestausstattung (165 € / 0,55 € Porto = 300 Briefe)
Rechnen Sie aber damit, dass der eine oder andere Ihrer Kunden keine Online-Rechnungen akzeptiert und Sie deshalb trotzdem noch Papierrechnungen verschicken müssen.

Online-Rechnungen signieren: Das müssen Sie zunächst investieren

Um Online-Rechnungen gültig signieren zu können, benötigen Sie Folgendes:
1. Signaturkarte
2. Signatur-Software
3. Kartenlesegerät
4. Programm zur Erzeugung von PDF-Dateien
1. Die Signaturkarte ist äußerlich mit Ihrer EC-Karte vergleichbar. In ihrem Chip Ihre digitale Unterschrift gespeichert - gesichert mit einer nur Ihnen bekannten PIN-Nummer.
Sie erhalten eine Signaturkarte bei den dafür zugelassenen Registrierungsstellen, z.B. bei der Deutschen Post, der Deutschen Telekom  oder bei verschiedenen Kreditinstituten. Voraussetzung für die Erteilung ist, dass Sie

  • Ihre Identität nachweisen (Personalausweis) und
  • eine gültige E-Mail-Adresse haben, von der aus Sie künftig Ihre  Online- Rechnungen versenden wollen.


Für die Ausgabe der Chipkarte und die Bearbeitung Ihres Antrags zur Erteilung der digitalen Signatur zahlen Sie eine Gebühr, bei den Sparkassen zum Beispiel einmalig 51,50 € zzgl. MwSt.
Außerdem werden für die Nutzung der digitalen Signatur noch zeitabhängige Gebühren verlangt, beispielsweise berechnen die Sparkassen einmalig bei einer Laufzeit von

  • 1 Jahr 17,03 € zzgl. MwSt.,
  • 2 Jahren 34,05 € zzgl. MwSt.,
  • 3 Jahren 51,08 € zzgl. MwSt.,
  • 4 Jahren 68,10 € zzgl. MwSt.


Eine Signaturkarte können Sie nicht nur für die Signatur Ihrer Online-Rechnungen einsetzten. Sie ersetzt auch Ihre eigenhändige Unterschrift , z.B. bei Verträgen. Die Schriftformerfordernis gem. § 126 BGB wird damit erfüllt, wenn die elektronische Form nicht ausdrücklich ausgeschlossen ist - z.B. bei Kündigungen. Wenn Sie darüber hinaus auch mit dem Fiskus Daten auf dem derzeit höchsten Sicherheitsstandard austauschen wollen, sollten Sie sich für eine dieser Signaturkarten entscheiden, die die Funktionen von www.elster-online.de - dem Internet-Portal der Finanzverwaltung - unterstützt.
DATEV mIDentity(DATEV)
DATEV SmartCard classic(DATEV)
DATEV zertifizierte Signaturkarte für Berufsträger(DATEV)
DB-SignaturCard (Deutsche Bank)
D-Trust 2048Bit Personal (D-Trust)
D-Trust SmartP11 (D-Trust)
E4NetKey mit Signet modular (T-Telesec)
Sparkassen-Geldkarte (S-TRUST)
Sparkassenkarte (S-TRUST)
S-TRUST Signaturkarte R3 (S-TRUST)
medisign Card (Medisign GmbH)
SignTrust (Deutsche Post)
2. Die Signatur-Software liefert Ihnen der Anbieter der Signaturkarte in der Regel gleich kostenlos mit. Möchten Sie aber z. B. die Software der Sparkassen (S-TRUST Sign-it) nutzen, kostet die nach der 30-Tage-Testphase noch einmal einmalig 25,17 € zzgl. MwSt
3. Das Kartenlesegerät benötigen Sie, um Ihre Signaturkarte einsetzen zu können. Am besten eignet sich ein Kartenleser der Sicherheitsklasse 3. Er verfügt neben einem Nummernblock auch über ein Display. Damit sind Sie auf der sicheren Seite und für zukünftige Anwendungen gerüstet. Ein solches Gerät kostet ab rund 70 €. Holen Sie sich Preisangebote für verschiedene Kartenleser ein.
4. Software zur Erzeugung von PDF-Dateien brauchen Sie, um aus Ihrer Rechnung eine PDF-Datei zu machen, die unverändert beim Empfänger ankommt. Im Internet finden Sie kostenfreie Software zur Erzeugung von PDF-Dateien, z. B. "FreePDF" (http://freepdfxp.de).

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