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Original-Rechnung verloren - so bekommen Sie die Vorsteuer trotzdem

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Von Astrid Engel,

Dass eine Original-Rechnung verloren geht, kommt leider immer wieder vor und ist kaum auszuschließen. Trotzdem können Sie die Vorsteuer geltend machen.

Mit zurzeit regulär 19 % auf den Nettobetrag macht die Umsatzsteuer einen erheblichen Anteil der Rechnungssumme aus. Und die Belastung könnte bald noch zunehmen, sollte die neue Bundesregierung angesichts riesiger Haushaltslöcher die Umsatzsteuer erneut anheben.

Original-Rechnung muss im Besteuerungszeitraum vorgelegen haben

Für Ihr Unternehmen ist der Umsatzsteuersatz zumindest im Einkauf keine Belastung, weil Sie die Umsatzsteuer als Vorsteuer erstattet bekommen. Doch das Finanzamt verlangt dafür die Aufbewahrung der Original-Rechnung mit allen vorgeschriebenen Angaben. Wer die Original-Rechnung bei einer Umsatzsteuer- Nachschau oder einer Betriebsprüfung nicht vorlegen kann, muss mit der Aberkennung des Vorsteuerabzugs rechnen. Im Klartext: Es drohen Steuernachzahlungen.

Dass eine Original-Rechnung verloren geht, kommt leider immer wieder vor und ist kaum auszuschließen: Bei einer Dienstreise werden Quittungen liegengelassen, in der Buchhaltung werden Rechnungen falsch abgelegt und sind damit auf nimmer Wiedersehen verschwunden oder bei einem Umzug landen Unterlagen in falschen Kartons.

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Kommt so etwas in Ihrem Unternehmen vor, müssen Sie allerdings nicht zwingend eine Steuernachzahlung befürchten. Denn: Ein Vorsteuerabzug ist auch möglich, wenn die Rechnung nicht mehr im Original vorliegt. Entscheidend ist, dass sie im Zeitpunkt des Besteuerungszeitraums vorgelegen hat, so das Finanzgericht München. FG München, 21.1.2009, Az: 14 K 2093/08

Andere Nachweise als die Original-Rechnung sind möglich

Praxis-Tipp: Zwar ist die Original-Rechnung der sicherste Nachweis dafür. Aber, so betonen die Richter, auch jedes andere verfahrensrechtliche Beweismittel kann dafür genutzt werden. Das können Sie in einem solchen Fall tun:

  • Am sichersten ist es, von jeder Rechnung zusätzlich eine Kopie anzufertigen und zu archivieren. Die können Sie bei Verlust der Original-Rechnung vorlegen. Möglich ist auch die Archivierung eingescannter Rechnungen (siehe unten).
  • Bitten Sie den Rechnungsaussteller um ein Duplikat der Rechnung. Er ist ja ebenfalls verpflichtet, eine Kopie jeder Ausgangsrechnung über einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren.
  • Können Sie keine Rechnungskopie bekommen, weil der Aussteller z. B. seinen Betrieb inzwischen aufgegeben hat, greifen Sie auf den Schriftverkehr mit dem Aussteller zurück sowie Kontoauszüge als Zahlungsbelege.

Eingescannte Rechnung wird anerkannt

Beachten Sie: In vielen Unternehmen ist es bereits üblich, Rechnungen einzuscannen und elektronisch aufzubewahren. Das ist ein zusätzlicher Schutz vor Verlust.

Der Bundesfinanzhof hat bereits vor einiger Zeit entschieden, dass die Aufbewahrung von eingescannten Rechnungen z. B. als PDF oder im JGP-Format zulässig ist. Die Daten müssen jedoch so abgespeichert sein, dass sie jederzeit unverzüglich maschinell ausgewertet werden können. BFH, 26.9.2007, Az: I B 53/07

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