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Papierlose Rechnungen: Lohnt sich für Sie der Versand für Sie?

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Von Astrid Engel,

Papierlose Rechnungen können Ihnen helfen, Hunderte Euro Porto im Jahr zu sparen. Die Telefongesellschaften machen es uns vor. Von denen erhalten Sie fast ausnahmslos papierlose Rechnungen im pdf-Format. Versenden Sie mehr als 300 Rechnungen im Jahr? Dann könnte es sich für Sie lohnen, ebenfalls auf papierlose Rechnungen umzusteigen, allein schon wegen der Portokosten. Schon ab 165 Euro erhalten Sie die dafür erforderliche technische Mindestausstattung (165 Euro / 0,55 Euro Porto = 300 Briefe)Stellen Sie sich aber darauf ein, dass der eine oder andere Ihrer Kunden papierlose Rechnungen nicht akzeptiert und Sie deshalb trotzdem noch Papierrechnungen verschicken müssen.Papierlose Rechnungen signieren: Das müssen Sie zunächst investierenUm papierlose Rechnungen gültig signieren zu können, benötigen Sie:1. Signaturkarte2. Signatur-Software3. Kartenlesegerät4. Programm zur Erzeugung von PDF-Dateien1. Die Signaturkarte sieht ähnlich aus wie eine EC-Karte. In ihrem Chip ist Ihre digitale Unterschrift gespeichert - gesichert mit einer PIN-Nummer, die nur Ihnen bekannt ist. Sie erhalten eine Signaturkarte bei den dafür zugelassenen Registrierungsstellen: bei der Deutschen Post, der Deutschen Telekom  oder bei verschiedenen Kreditinstituten. Voraussetzung ist, dass SieIhre Identität nachweisen (Personalausweis) undeine gültige E-Mail-Adresse haben, von der aus Sie künftig papierlose Rechnungen versenden wollen.Die Ausgabe der Chipkarte und die Bearbeitung Ihres Antrags zur Erteilung der digitalen Signatur kostet eine Gebühr, bei den Sparkassen zum Beispiel einmalig 51,50 Euro plus MwSt.

Papierlose Rechnungen können Ihnen helfen, Hunderte Euro Porto im Jahr zu sparen. Die Telefongesellschaften machen es uns vor. Von denen erhalten Sie fast ausnahmslos papierlose Rechnungen im pdf-Format. Versenden Sie mehr als 300 Rechnungen im Jahr? Dann könnte es sich für Sie lohnen, ebenfalls auf papierlose Rechnungen umzusteigen, allein schon wegen der Portokosten. Schon ab 165 Euro erhalten Sie die dafür erforderliche technische Mindestausstattung (165 Euro / 0,55 Euro Porto = 300 Briefe)
Stellen Sie sich aber darauf ein, dass der eine oder andere Ihrer Kunden papierlose Rechnungen nicht akzeptiert und Sie deshalb trotzdem noch Papierrechnungen verschicken müssen.

Papierlose Rechnungen signieren: Das müssen Sie zunächst investieren

Um papierlose Rechnungen gültig signieren zu können, benötigen Sie:
1. Signaturkarte
2. Signatur-Software
3. Kartenlesegerät
4. Programm zur Erzeugung von PDF-Dateien
1. Die Signaturkarte sieht ähnlich aus wie eine EC-Karte. In ihrem Chip ist Ihre digitale Unterschrift gespeichert - gesichert mit einer PIN-Nummer, die nur Ihnen bekannt ist. Sie erhalten eine Signaturkarte bei den dafür zugelassenen Registrierungsstellen: bei der Deutschen Post, der Deutschen Telekom  oder bei verschiedenen Kreditinstituten. Voraussetzung ist, dass Sie

  • Ihre Identität nachweisen (Personalausweis) und
  • eine gültige E-Mail-Adresse haben, von der aus Sie künftig papierlose Rechnungen versenden wollen.


Die Ausgabe der Chipkarte und die Bearbeitung Ihres Antrags zur Erteilung der digitalen Signatur kostet eine Gebühr, bei den Sparkassen zum Beispiel einmalig 51,50 Euro plus MwSt.

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Außerdem zahlen Sie für die Nutzung der digitalen Signatur noch zeitabhängige Gebühren, beispielsweise verlangen die Sparkassen einmalig bei einer Laufzeit von
1 Jahr     17,03 Euro zzgl. MwSt.,
2 Jahren 34,05 Euro zzgl. MwSt.,
3 Jahren 51,08 Euro zzgl. MwSt.,
4 Jahren 68,10 Euro zzgl. MwSt.
Ihre Signaturkarte können Sie nicht nur einsetzten, um damit papierlose Rechnungen zu signieren. Sie ersetzt auch Ihre eigenhändige Unterschrift, etwa bei Verträgen. Die Schriftformerfordernis gem. § 126 BGB wird damit erfüllt, wenn die elektronische Form nicht ausdrücklich ausgeschlossen ist - beispielsweise bei Kündigungen. Wollen Sie außerdem mit dem Finanzamt Daten austauschen, sollte Ihre Signaturkarten die Funktionen von www.elster-online.de - dem Internet-Portal der Finanzverwaltung - unterstützen. Anbieter:

  • DATEV mIDentity(DATEV)
  • DATEV SmartCard classic(DATEV)
  • DATEV zertifizierte Signaturkarte für Berufsträger(DATEV)
  • DB-SignaturCard (Deutsche Bank)
  • D-Trust 2048Bit Personal (D-Trust)
  • D-Trust SmartP11 (D-Trust)
  • E4NetKey mit Signet modular (T-Telesec)
  • Sparkassen-Geldkarte (S-TRUST)
  • Sparkassenkarte (S-TRUST)
  • S-TRUST Signaturkarte R3 (S-TRUST)
  • medisign Card (Medisign GmbH)
  • SignTrust (Deutsche Post)


2. Die Signatur-Software erhalten Sie vom Anbieter der Signaturkarte in der Regel kostenlos mit. Wollen Sie aber beispielsweise die Software der Sparkassen (S-TRUST Sign-it) nutzen, kostet die nach der 30-Tage-Testphase noch einmal einmalig 25,17 Euro zzgl. MwSt

3. Das Kartenlesegerät
benötigen Sie, damit Sie Ihre Signaturkarte einsetzen können. Am besten eignet sich ein Kartenleser der Sicherheitsklasse 3. Er verfügt neben einem Nummernblock auch über ein Display. Damit sind Sie auch für zukünftige Anwendungen gerüstet. Ein solches Gerät kostet ab rund 70 Euro.

4. Software zur Erzeugung von PDF-Dateien
brauchen Sie, um Ihre Rechnung in eine PDF-Datei umzuwandeln, die unverändert beim Empfänger ankommt. Im Internet finden Sie kostenfreie Software zur Erzeugung von PDF-Dateien (http://freepdfxp.de).

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