Immer mehr Briefe werden elektronisch geschrieben und versandt. E-Mails sind kostengünstig, leicht zu schreiben und bequem zu lesen. Nutzen Sie diese praktische Möglichkeit für Ihre Korrespondenz. Beim Abfassen von E-Mails müssen Sie die folgenden Regeln beachten:
· Die Vielzahl verschiedener Programme erfordert eine einheitliche Schreibweise. Halten Sie sich daran, damit auch Ihre E-Mails von jedem Empfänger leicht gelesen und beantwortet werden kann.
· Fassen Sie den Inhalt Ihrer Mail im Betreff kurz zusammen. Empfänger, die täglich Dutzende von E-Mails in Ihrem Briefkorb finden, sind darauf angewiesen, sich einen raschen Überblick zu verschaffen und Mails nach Wichtigkeit zu sortieren.
· Drücken Sie sich knapp und präzise aus. E-Mails werden rasch gelesen und dürfen daher nur wirklich Wichtiges enthalten. Zusatzinformationen können Sie im Anhang anfügen.
· Verwenden Sie Groß- und Kleinschreibung. Ihre E-Mail ist für den Empfänger so leichter zu lesen.
· Begrenzen Sie die Zeilenlänge auf 65 Zeichen. Versehen Sie jede Zeile mit einem manuellen Zeilenumbruch, indem Sie dazu die Eingabetaste betätigen.
· Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer elektronischen Unterschrift. Diese dient als Ihre Visitenkarte und kann von den meisten E-Mail-Programmen automatisch eingefügt werden. Beachten Sie: Die Unterschrift sollte nicht mehr als 4 Zeilen umfassen.
Ralf Höller, Journalist und Buchautor, Bonn, Tel. 0228 - 31 72 72
