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So drucken Sie in Word spielend Klebeetiketten für Ihre Briefe aus

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Sie wollen ein Schreiben versenden, können aber mangels Adressfeld keinen Fensterumschlag verwenden? Natürlich könnten Sie jetzt einen fensterlosen Umschlag von Hand beschriften. Wesentlich professioneller sieht es aber aus, wenn Sie ein Klebeetikett mit der gewünschten Empfängeradresse ausdrucken und auf den Umschlag kleben. Das hat den Vorteil, dass das Klebeetikett korrekt nach DIN 5008 geschrieben und maschinenlesbar ist und damit von der Deutschen Post schneller bearbeitet werden kann.
Weiterer Vorteil von Klebeetiketten: Sie können Klebeetiketten für Korrespondenzpartner, denen Sie häufig Briefe schreiben, vorproduzieren.

So funktioniert der Ausdruck von Klebeetiketten in Word 2007 und 2010:

  1. Öffnen Sie zunächst ein neues, leeres Dokument.
  2. Wählen Sie in der Gruppe „Erstellen“ mit einem Mausklick die Registerkarte „Sendungen“ aus.
  3. Gehen Sie dann auf „Beschriftungen“. Es öffnet sich die Dialogbox „Umschläge und Etiketten“.
  4. Wechseln Sie in das Register „Etiketten“.
  5. Tippen Sie die Empfängeradresse in das leere Feld ein, das jetzt angezeigt wird. Formatieren Sie die Adresse so, wie sie auf dem Klebeetikett erscheinen soll.
  6. Wählen Sie unter „Optionen“ Hersteller und Etikettennummer Ihrer Etiketten aus (zum Beispiel Avery Zweckform 3661 oder Herma 4270).
  7. Treffen Sie dann die Wahl, ob Sie nur „Ein Etikett“ oder „Eine Seite desselben Etiketts“ ausdrucken möchten, und aktivieren Sie das entsprechende Kästchen. Wenn Sie häufiger Sendungen an denselben Empfänger schicken, lohnt es sich womöglich, einen Klebeetikettenvorrat anzulegen.
  8. Falls Sie nur ein Klebeetikett ausdrucken möchten, wählen Sie die Zeile und Spalte.
  9. Klicken Sie auf „neues Dokument“. Das Klebeetikett oder die Klebeetiketten werden nun in einer Datei ausgegeben. Wenn Sie nur ein Klebeetikett gewählt haben, sehen Sie die Adresse jetzt an entsprechender Stelle (eingegebene Zeile und Spalte). Haben Sie „eine Seite desselben Etiketts“ ausgewählt, sehen Sie jetzt die Adresse mehrfach – einmal für jedes Klebeetikett.
  10. Anschließend klicken Sie auf „Drucken“.

Anmerkung der Office Korrespondenz aktuell-Redaktion: In Word 2003 finden Sie diese Funktion unter „Extras“ -> „Briefe und Sendungen“ -> „Umschläge und Etiketten“. Wenn Sie diese Klicks vollzogen haben, geht es wie oben beschrieben weiter mit den Nummern 4 bis 8. Sie können dann allerdings Ihre Klebeetiketten direkt im geöffneten Fenster mit einem Klick auf den Schaltknopf „Drucken“ ausdrucken.
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