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So tappen Sie nicht in die Kostenfalle "fehlerhafte Rechnungen"

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Von Astrid Engel,

Fehler in Rechnungen sind gar nicht so selten: Der Lieferant hat sich verrechnet, den falschen Umsatzsteuersatz ausgewiesen oder aus Versehen eine Ware berechnet, die er nicht geliefert hat. In manchen Rechnungen fehlen auch einzelne Pflichtangaben, ohne die das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht zulässt.

Fehler in Rechnungen sind gar nicht so selten: Der Lieferant hat sich verrechnet, den falschen Umsatzsteuersatz ausgewiesen oder aus Versehen eine Ware berechnet, die er nicht geliefert hat. In manchen Rechnungen fehlen auch einzelne Pflichtangaben, ohne die das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht zulässt.

Solche Rechnungen können Ihr Unternehmen viel Geld kosten - und das nicht nur, weil  Ihnen unberechtigterweise ein überhöhter Betrag berechnet wird.

Warum korrekte Rechnungen bares Geld bedeuten

Es gibt eine verborgene, aber weit größere Gefahr, durch fehlerhafte Rechnungen viel Geld zu verlieren: die strengen gesetzlichen Anforderungen an Rechnungen. Das Umsatzsteuergesetz legt nämlich genau fest, wie Rechnungen auszusehen haben, damit Unternehmer den Vorsteuerabzug geltend machen können.

Das bedeutet für Sie: Auch wenn Rechnungen rechnerisch und sachlich richtig sind: Stimmen die formalen Anforderungen nicht, spielt das Finanzamt nicht mit und verlangt mitunter auch nachträglich die Umsatzsteuer zurück.

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Wollen Sie das wirklich: Geld verlieren, nur weil einige Ihrer Rechnungen fehlerhaft sind? Wohl kaum! Erlauben Sie sich daher bei  Rechnungen, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten keine Nachlässigkeit. Prüfen Sie jede einzelne dieser Rechnungen nach diesem Muster:

Rechnungen auf inhaltliche Richtigkeit prüfen:

  • Wurden alle berechneten Produkte bestellt und geliefert?
  • Wurden alle berechneten Leistungen in Auftrag gegeben und erbracht?
  • Haben Sie den berechneten Preis so vereinbart?
  • Wurde der Umsatzsteuersatz richtig ausgewiesen?
  • Haben sich keine Rechenfehler, Flüchtigkeitsfehler oder Übertragungsfehler eingeschlichen?

Rechnungen auf formale Richtigkeit prüfen:

  • Richtet sich die Rechnung an Ihr Unternehmen und ist die Adresse korrekt?
  • Enthält die Rechnung alle Pflichtangaben, die das Finanzamt für die steuerliche Anerkennung fordert?
  • Liegt Ihnen die Rechnung in Papierform vor? Rechnungen per E-Mail akzeptiert das Finanzamt nur mit qualifizierter elektronischer Signatur.

Korrekte Abrechnung beziehungsweise Abbuchung prüfen:

  • Sind Abbuchungen von Ihrem Geschäftskonto zu Recht geschehen?
  • Stimmt die Höhe der Abbuchung?
  • Hat der Abbucher eine (noch) gültige Einzugsermächtigung?

Fehlerhafte Rechnungen geschickt und diplomatisch reklamieren

Unkorrekte Rechnungen sollten Sie nicht bezahlen. Denn wenn der Lieferant erst einmal das Geld hat, ist er nicht mehr motiviert, Ihnen schnell eine korrigierte Rechnung zu schicken.

Dennoch - unterschätzen Sie die psychologische Seite nicht: Zu Recht wird eine schlechte Zahlungsmoral heutzutage allerorts angeprangert. Auch wenn Sie die Zahlung nicht böswillig herauszögern, könnten Sie als Unternehmer schnell in den zweifelhaften Ruf geraten, auf Zeit zu spielen.

Tipp: Reklamieren Sie fehlerhafte Rechnungen also mit der nötigen Diplomatie, sonst steht Ihr guter Ruf als zuverlässiger Zahler auf dem Spiel.

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