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So vermeiden Sie Ärger mit Rechnungen über Kleinbeträge

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Von Astrid Engel,

Rechnungen mit einer Brutto-Summe über 150 Euro müssen die strengen Formvorschriften für ordnungsgemäße Rechnungen erfüllen, sonst ist der Vorsteuerabzug in Gefahr. Für Rechnungen über Kleinbeträge, also mit einem Brutto-Rechnungsbetrag von weniger als 150 Euro, gelten Sonderregelungen. Nur, welche sind das genau?

Rechnungen mit einer Brutto-Summe über 150 Euro müssen die strengen Formvorschriften für ordnungsgemäße Rechnungen erfüllen, sonst ist der Vorsteuerabzug in Gefahr. Für Rechnungen über Kleinbeträge, also mit einem Brutto-Rechnungsbetrag von weniger als 150 Euro, gelten Sonderregelungen. Nur, welche sind das genau?

Bei Formfehlern riskieren Sie den Vorsteuerabzug, das gilt auch für Rechnungen über Kleinbeträge. Kontrollieren Sie auch diese Rechnungen sofort nach Eingang auf Vollständigkeit, auch wenn der Betrag relativ gering ist. Schließlich haben Sie auch kleine Beträge nicht zu verschenken.


Pflichtangaben für Rechnungen über Kleinbeträge

Diese Angaben reichen nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UstDV) aus:

1. Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Leistung ausführt,

2. Das Ausstellungsdatum der Rechnung,

3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung,

4. Brutto-Betrag (Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe) und

5. Der Steuersatz in Prozent

Besteht eine Umsatzsteuer-Befreiung, müssen Sie darauf hinweisen, z. B. "umsatzsteuerfreie heilberufliche Leistung" oder "steuerfrei gemäß § 4 Nr. 14 UStG".


Korrekter Umsatzsteuerausweis in Rechnungen über Kleinbeträge

Verwenden Sie den Steuersatz von 7 oder 19 Prozent mit einem der üblichen Zusätze, beispielsweise USt, MSt, MwSt. Vermerke wie diese reichen nicht aus:

"Einschließlich Regelsteuersatz"

"Einschließlich voller Umsatzsteuer"

"Im Rechnungsbetrag ist die Umsatzsteuer enthalten"

"Der Endbetrag enthält den ermäßigten/vollen Umsatzsteuersatz"

"Einschließlich des geltenden Umsatzsteuersatzes"

Wenn Sie solche Formulierungen akzeptieren, verlieren sie den Vorsteuerabzug und verschenken bei 100 Euro immerhin (10 * 910/119 =) 15,97 Euro.

Tipp: Achten Sie von vornherein darauf, dass der Steuersatz richtig ausgewiesen ist. Wegen des geringen Rechnungsbetrags sind nachträgliche Korrekturen zeitaufwendig und lohnen sich oft nicht.

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So ermitteln Sie den Umsatzsteuer-Betrag

Netto-Entgelt und Umsatzsteuer-Betrag müssen in Rechnungen über Kleinbeträge zwar nicht gesondert ausgewiesen werden - Sie benötigen diese beiden Beträge aber für Ihre Buchhaltung und für den Vorsteuerabzug. Ist also in Rechnungen über Kleinbeträge nur der Bruttobetrag ausgewiesen, müssen Sie ihn selber aufschlüsseln. So rechnen Sie die Umsatzsteuer (Vorsteuer) aus dem Bruttobetrag heraus:

  • Steuersatz 7%: mit dem Multiplikator von 6,54 Prozent oder indem sie mit 7/107 multiplizieren,
  • Steuersatz 19 %: mit dem Multiplikator von 15,97 % oder indem Sie mit 19/119 multiplizieren.

Das Netto-Entgelt ermitteln Sie, indem sie den Bruttobetrag dividieren:

  • Steuersatz 7% durch 1,07 und
  • Steuersatz 19 % durch 1,19.
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