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So vermeiden Sie altbackene Briefe: 3 Tipps für Ihre zeitgemäße Korrespondenz

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Von Astrid Engel,

„Ich bekomme oft Briefe, die wirken, als seien sie in den letzten zwanzig Jahren kaum verändert worden. Es klingt alles so altbacken und wie schon zigmal geschrieben. Da kann sich doch keiner mehr auf den Inhalt konzentrieren. Wie verhindere ich, dass meine Briefe beim Empfänger das gleiche Gefühl auslösen? Wie schreibe ich Briefe, die aufmerksam gelesen werden, wo doch kaum jemand mehr wirklich Zeit für die Tagespost hat?“

„Ich bekomme oft Briefe, die wirken, als seien sie in den letzten zwanzig Jahren kaum verändert worden. Es klingt alles so altbacken und wie schon zigmal geschrieben. Da kann sich doch keiner mehr auf den Inhalt konzentrieren. Wie verhindere ich, dass meine Briefe beim Empfänger das gleiche Gefühl auslösen? Wie schreibe ich Briefe, die aufmerksam gelesen werden, wo doch kaum jemand mehr wirklich Zeit für die Tagespost hat?“
Vielleicht geht es Ihnen ähnlich wie unser Leserin? Was denken Sie, wenn Sie solche Briefe erhalten? Fühlen Sie sich besonders betreut? Fühlen Sie sich persönlich angesprochen? Erkennen Sie die Wertschätzung des anderen in dem Brief? Wohl kaum! Wenn Sie wollen, dass es den Empfängern Ihrer Briefe anders geht, dann entrümpeln Sie Ihre Vorlagen und verabschieden Sie sich von alten Floskeln. Schreiben Sie nur, was Sie auch selbst gerne lesen würden.

1. Tipp für eine zeitgemäße Korrespondenz: Formulieren Sie ohne Füllwörter

Sie können jedes Wort, das nicht zum Sinngehalt des Satzes beiträgt, getrost weglassen. Dadurch werden die Sätze kürzer und verständlicher. Folgende Worte können Sie bedenkenlos aus Ihren Briefen streichen:
• also • an sich • durchaus • eben • eigentlich • ja auch • nämlich • natürlich • nunmehr • ohnehin • praktisch • schon immer • sowieso • sozusagen •

2. Tipp für eine zeitgemäße Korrespondenz: Formulieren Sie verständlicher ohne Fremdwörter

Fremd- und Fachwörter lassen sich manchmal nicht vermeiden. Sorgen Sie aber dafür, dass nur solche Fremd- und Fachbegriffe auftauchen, die nötig sind. Sie wollen dem Schreiben ja kein Lexikon beilegen müssen, um sicher zu gehen, dass alles verstanden wurde.

3. Tipp für eine zeitgemäße Korrespondenz: Halten Sie Ihre Sätze kurz

Natürlich können Sie jeden Sachverhalt in einem Satz darlegen – wenn Sie genügend Nebensätze einfügen. Das dient jedoch nicht unbedingt der Verständlichkeit. Wenn Sie merken, dass die Formulierung Ihnen schwer von der Hand geht, dann machen Sie einfach zwei Sätze daraus. Prüfen Sie nicht nur, ob Sie die Sätze kürzer machen können. Prüfen Sie auch, ob Sie die Worte kürzen können: „mithilfe“ sagt nicht mehr als „mit“ und „oftmals“ ist auch nicht häufiger als „oft“.

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